Как избавиться от архива

Как избавиться от бумаги и архива?

Несмотря на активное внедрение электронных технологий, большая часть делопроизводства любой организации по-прежнему ведется на бумаге, которая, скапливаясь, образует настоящие бумажные завалы, занимающие много места и мешающие эффективной работе. В связи с этим перед каждой компанией периодически встает задача уничтожения накопившихся архивов.

Наиболее распространенные методы утилизации бумаги

Выбрасывание

Самым простым способом избавления от бумажного архива представляется отправка ненужных бумаг в мусорное ведро. Однако, во-первых, метод не приемлем, когда речь идет о по-настоящему больших объемах бумажной продукции. Во-вторых, все секреты вашей организации могут стать доступными для любого человека, который возьмет на себя труд порыться в контейнере, а это ведет к нарушению конфиденциальности. Есть еще и третий аспект — попадая на свалку, бумага будет загрязнять природную среду, что ведет к ухудшению экологической ситуации вашего города.

Сжигание

Люди издавна сжигали бумаги, если не хотели, чтобы те попали в чужие руки. Данный способ работает и до сих пор, но он требует затрат времени, наличия специальной печи и человека, который осуществляет процесс. При сжигании могут остаться незатронутые огнем фрагменты листов с важной информацией, которые способны выдать ваши тайны конкурентам и другим заинтересованным лицам. Кроме того, при сгорании бумажных отходов в воздух выделяются вредные вещества, негативно влияющие на состояние экологии в вашем регионе.

Сдать в макулатуру

Сдача макулатуры — это способ гораздо экологичнее первых двух, так как из вторичного сырья производится новая бумага, что ведет к значительной экономии природных ресурсов. Сейчас по всей стране открыто множество пунктов приема вторсырья, а при больших объемах бумажных отходов вы можете заказать вывоз макулатуры, что избавит вас от хлопот по поводу поиска транспорта, погрузки и разгрузки. Помимо этого, от сдачи ненужных бумаг вы получите финансовую выгоду.

Однако далеко не все бумаги пригодны для такого способа утилизации. Этим методом нельзя избавиться от архива, в котором содержатся коммерческие тайны, кадровые и финансовые документы, а также другая секретная информация. Подобные документы следует уничтожать согласно нормам и правилам, определенным в российском законодательстве.

Шредирование

Шредирование — современный метод уничтожения архивов заключается в их измельчении с помощью специально сконструированного для этих целей аппарата — шредера (от англ. to shred – «крошить», «резать на клочки»). Затем обрезки бумаги тщательно перемешиваются, прессуются и отправляются на переработку, что гарантирует полное соблюдение конфиденциальности.

Несколько исторических фактов о шредировании

Впервые идея создания специальной техники для утилизации бумаги была выдвинута американским аббатом-изобретателем Августо Лоу в 1909 году. Автор изобретения получил патент США, но аппарат так и не был запущен в производство и не вызвал интереса среди широкой публики.

Следующая версия измельчителя для бумаг появилась на свет в 1935 году в Германии. Ее сконструировал из обычной лапшерезки некий Адольф Эхингер, которому, предположительно, было необходимо избавиться от компрометирующих документов, дабы избегнуть преследования со стороны тогдашних властей страны за анти-нацистскую пропаганду.

Впоследствии Эхингер снабдил аппарат электромотором и стал предлагать свое изобретение государственным и финансовым учреждениям. Созданная немецким изобретателем компания EBA Maschinenfabrik, выпустившая первые шредеры в 1959 году, существует и до сих пор под именем EBA Krug & Priester GmbH & Co.

В первую очередь изобретение вызвало интерес различных правительственных организаций. Так, при захвате посольства США в Тегеране, произошедшего в 1979 году во время иранской революции, все важные документы были измельчены в шредере. Однако используемая модель всего лишь разрезала бумажные листы на тонкие полоски, которые даже не были перемешаны, что дало иранцам возможность восстановить содержащуюся в них информацию и опубликовать ее отдельной серией книг. Восстановление было произведено вручную нанятыми правительством Ирана местными ткачами ковров.

Впоследствии кражи личных данных и развитие промышленного шпионажа привели к тому, что граждане Америки, а затем и других государств, стали все чаще использовать специальную технику для защиты важной информации.

Параллельно совершенствовались и техники восстановления бумажного листа из обрезков, которые пользуются огромной популярностью как у лиц, случайно уничтоживших важный документ, так и у мошенников, промышляющих кражей информации. В наши дни разработаны специальные компьютерные программы, позволяющие «сложить» лист даже из мельчайших фрагментов, поэтому важно не только измельчить документацию, но и позаботиться об ее дальнейшей переработке.

Классификация шредеров

Современная промышленность выпускает множество различных видов измельчителей, которые можно классифицировать по разным характеристикам, таким как:

• Область применения — по данному признаку различают персональные, офисные, архивные шредеры.
• Производительность — портативные, стационарные, промышленные устройства.
• Конструктивные особенности — в зависимости от конструкции, шредеры делятся на полоскорезы, крошители, грануляторы, мясорубки, резаки и т.д.
• Класс секретности, варьирующийся от S1 (аппарат, нарезающий бумагу параллельными полосами, ширина которых не превышает 12 мм) до S5 (устройство, измельчающее материал на фрагменты величиной 0,8 x 12 мм) и даже S6 (шредер, выдающий на выходе массу, по своим характеристикам соответствующую пеплу).

Для того, чтобы уничтожение архива было произведено быстро, качественно и с соблюдением всех норм и правил, вам нужно обращаться в фирму, производящую утилизацию вторсырья на высокопрофессиональном уровне — так, как это делает ООО «Экология» РБ ГК «Чистый Город». У нас вы можете заказать шредирование на профессиональном шредере с дальнейшей переработкой бумажных отходов, а также сдать ненужную бумагу в макулатуру.

Этим вы не только заработаете средства для вашей организации, но и поможете очистить природную среду и улучшить экологию своего города!

Источник

Компьютерная грамотность с Надеждой

Заполняем пробелы — расширяем горизонты!

Что делать со старыми архивами Win 7, хранящимися на внешнем жестком диске?

Ручная или автоматическая архивация данных Windows 7, выполняемая на регулярной основе, рано или поздно приведет к тому, что внешний жесткий диск будет заполнен.

И тогда архивировать станет некуда, не останется свободного места на внешнем жестком диске.

Поэтому надо своевременно удалять с внешнего жесткого диска наиболее старые архивы данных. Для этого надо периодически заниматься управлением пространством на внешнем диске.

Частота такого управления зависит от размера внешнего жесткого диска, чем он больше по объему хранимой на нем информации, тем это можно делать реже.

Для управления архивами в окне «Архивация и восстановление» нажимаем на «Управление пространством»:

Если эта надпись «серая», то это означает, что управлять нечем, внешний жесткий диск с архивами не подключен к ПК.

Если внешний жесткий диск с архивами подключен к ПК, то после нажатия на «Управление пространством» откроется окно «Управление дисковым пространством архивации данных», в котором следует нажать на кнопку «Просмотреть архивы»:

Управление дисковым пространством архивации данных

В открывшемся окне мы увидим приглашение выбрать наиболее старые архивы:

Удаляем старые архивы

В показанном примере самые «древние» архивы – это архивы за период с 11.04.2012 по 18.04.2012. Именно их отмечаем, нажимаем на кнопку «Удалить», после чего устаревшие архивы удаляются с внешнего жесткого диска без возможности обратного восстановления. Затем закрываем окно, нажимая на кнопку «Закрыть».

В итоге пространство на диске высвобождается для записи новых актуальных архивов данных, управление пространством на данный период времени завершено.

Вы все еще сомневаетесь? Совершенно напрасно!

Нашли ошибку? Выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик.
Уже более 3.000 подписчиков

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

Добавить комментарий Отменить ответ

Комментарии: 20 к “Что делать со старыми архивами Win 7, хранящимися на внешнем жестком диске?”

Это все понятно. Спс. за разъяснения.
А вот не подскажите, как сделать так чтобы на страничке (первый скриншот) ничего не было? Как отключить архивацию, так чтобы даже информации о старых архивациях не было? Т.е. не просто отключить ,но и чтоб в данном месте настроек все было девственно чисто.

Здравствуйте. Достаточно подключить другой внешний жесткий диск и задать параметры архивации заново. На старом же внешнем жестком диске такого не получится, либо придется с него стирать (удалять) все ранее сделанные архивные копии и тем самым терять эти архивы без возможности их восстановления.

очень круто помогло, 100Гб как корова языком слизала с жесткого диска. спасибо)

Спасибо большое за эту статью ! Часа 4 сидел в поисках ненужных программ пока не наткнулся на эту статью. Очистил 200 с лишним гб за 10-20 минут

Целый день, проведённый в поиске решения, перевёрнутые шкафы в поиске носителей для копирования фото, видео и прочей нужной информации, загрузка всяких бесполезных программ по очистке, внеочередная дефрагментация диска (которая не завершилась ещё до сих пор ((( )… И наконец под вечер Господь сжалился и всё-таки послал мне Вашу статью! Проблема решилась за 3 минуты!! СПАСИБО.

Спасибо за комментарий!

А нужно ли удалять образ системы- на вашем примере 100,36 Гб??

Образ системы будет удален автоматически при следующей архивации. Новый образ системы будет записан на место удаленного старого образа системы. Поэтому самостоятельно не нужно удалять образ системы из архива.

Большое Вам спасибо,Надежда,за ответы на мои вопросы.Очень помогли в решении моих проблем.СПАСИБО.

Виктор, благодарю за обратную связь.

Здравствуйте у меня всего один архив и он занимает всё место!Можно ли его удалить?

Здравствуйте. Удалять единственный архив рискованно, лучше этого не делать. Дело в том, что если повторная архивация по какой-то причине не произойдет, то Вы вообще останетесь без единственного архива. Желательно иметь еще один внешний жесткий диск для второго архива, и затем эти два внешних жестких диска чередовать при последующих архивациях, хотя, конечно, это недешево.

Здравствуйте, скажите пожалуйста, что вообще находится в этих архивах, не удалятся ли фото и музыка с фильмами с компьютера, не удалятся ли важные программы.
Что это вообще такое, архив?
Простите, плохо в этом разбираюсь, поэтому спрашиваю!

Здравствуйте. Хорошо бы уточнить, а что именно Вы хотите удалить, какие архивы?
В статье выше рассказывается о старых архивах, выполненных на компьютере с помощью программы Windows 7 «Архивация и восстановление» на внешний жесткий диск. Когда таких архивов несколько и они занимают много места, тогда старые архивы можно удалить. При этом свежие архивы, выполненные с помощью программы Windows 7 «Архивация и восстановление», остаются. И в этих свежих архивах сохраняются файлы пользователей ПК (в том числе, фото, музыка и прочее). Так что удаление старых архивов безопасно, если есть новые свежие архивы.

Если же Вы имеете в виду архивы фото или музыки, выполненные с помощью программ архивации типа WinRar или 7Zip, то такие архивы удалять НЕ надо, иначе как их потом восстановить, если других копий нет?

Источник

Порядок уничтожения документов

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.

Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.

Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.

Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

• представитель руководителя;
• бухгалтер;
• юрист;
• архивариус;
• секретарь (кадровик);
• один из сотрудников.

ВАЖНО! Акт о выделении к уничтожению документов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Лица, включенные в состав комиссии, утверждаются специальным приказом руководства. Можно менять состав ежегодно, а можно утвердить экспертов раз и навсегда.

Задачи комиссии:

• отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
• составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
• подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом.

Даты отбираемых документов

Комиссия рассматривает только документацию заявленного в приказе временного промежутка. При этом срок хранения документа должен истечь на 1 января указанного в приказе года. Например, если начальник дал указание оценить документацию по 2012 год, то архивная масса, датированная 2013 годом и позже, не рассматривается, хотя ее сроки могут уже закончиться. Бумага, на которой стоит 2014 год, имеющая срок хранения 3 года, не может быть утилизирована до 2018 года, поскольку на начало 2017 года 3 полных года еще не прошли.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией.

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Срок не истек, но больше хранить нельзя

Иногда приходится уничтожать документы, которые еще должны были бы храниться, но стали непригодными к прочтению и дальнейшему хранению. Такое случается, если хранимые бумаги были необратимо испорчены или повреждены. Причины повреждений могут быть различными – от банального несоблюдения правил хранения до чрезвычайных ситуаций и катастроф.

При оценке таких бумаг в акте надо отметить причину невозможности дальнейшего хранения документации.

Какие документы лучше сохранить!

Существуют обстоятельства, когда не стоит избавляться от документов даже с истекшим сроком. Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

• документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;
• финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения. Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

• все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);
• первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ).

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Ответственность несёт руководитель

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель. За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше.

Источник