Как избавится от бумаг

Как избавиться от ненужных документов: есть несколько грамотных способов

Независимо от того, идет ли речь о документах вашей компании или личных бумагах, избавляться от них нужно с умом. Просто выбросить их не помойку неправильно, неэкологично, а иногда и противоречит требованиям закона.

В этой статье блога bursin.ru мы расскажем о нескольких грамотных способах уничтожения ненужных бумаг.

Содержание:

Тщательный анализ

Прежде, чем вы приступите к процедуре уничтожения, очень важно внимательно проанализировать все документы, причем просматривать их нужно постранично. Иногда в папку может затесаться нужный лист, который, без тщательного осмотра, вы можете уничтожить просто за компанию.

Если речь идет о персональных, «домашних» бумагах, простого осмотра достаточно. Но если мы говорим о документах компании, то важно подготовить акты о том, что именно вы направляете на уничтожение.

Макулатура

Закономерный вопрос, который возникает у многих людей: можно ли сдать ненужные документы в макулатуру? Можно, но с несколькими условиями.

При работе с официальными бумагами компаний их обязательно нужно измельчать в шредере. Сдавать листы целиком категорически запрещено. Для подобной обработки можно использовать обычный офисный шредер.

С личными документами в теории вы можете делать все, что угодно, но на практике их также рекомендуется измельчить — хотя бы разорвать или разрезать на мелкие части.

Профессиональное уничтожение

Самая надежная, безопасная, а главное, быстрая процедура — профессиональное уничтожение документов. Оно проводится компаниями, которые оказывают услуги в области архивной деятельности. Подробную информацию вы можете найти на данной странице: http://pga-spb.ru/konfidencialnoe_unichtozhenie_dokum .

Это конфиденциальная процедура, в ходе которой документы тщательно измельчаются на профессиональном оборудовании, затем из них формируют кипы, которые потом отправляются на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат.

То есть по сути такая процедура аналогична той, что описана в предыдущем пункте, только проводится без участия заказчика.

Естественно, ее в абсолютном большинстве случаев заказывают компании, а не частные лица.

Можно ли сжигать документы

Сжигание считается надежным способом уничтожить бумаги. Но действовать этим методом не рекомендуется, так как он крайне не экологичен.

Лучше предпочесть именно переработку, так как в этом случае ваши ненужные листы станут сырьем для создания новых бумажных изделий, а не превратятся в копоть и продукты сгорания, загрязняющие атмосферу.

Источник

Как избавиться от бумаги и архива?

Несмотря на активное внедрение электронных технологий, большая часть делопроизводства любой организации по-прежнему ведется на бумаге, которая, скапливаясь, образует настоящие бумажные завалы, занимающие много места и мешающие эффективной работе. В связи с этим перед каждой компанией периодически встает задача уничтожения накопившихся архивов.

Наиболее распространенные методы утилизации бумаги

Выбрасывание

Самым простым способом избавления от бумажного архива представляется отправка ненужных бумаг в мусорное ведро. Однако, во-первых, метод не приемлем, когда речь идет о по-настоящему больших объемах бумажной продукции. Во-вторых, все секреты вашей организации могут стать доступными для любого человека, который возьмет на себя труд порыться в контейнере, а это ведет к нарушению конфиденциальности. Есть еще и третий аспект — попадая на свалку, бумага будет загрязнять природную среду, что ведет к ухудшению экологической ситуации вашего города.

Сжигание

Люди издавна сжигали бумаги, если не хотели, чтобы те попали в чужие руки. Данный способ работает и до сих пор, но он требует затрат времени, наличия специальной печи и человека, который осуществляет процесс. При сжигании могут остаться незатронутые огнем фрагменты листов с важной информацией, которые способны выдать ваши тайны конкурентам и другим заинтересованным лицам. Кроме того, при сгорании бумажных отходов в воздух выделяются вредные вещества, негативно влияющие на состояние экологии в вашем регионе.

Сдать в макулатуру

Сдача макулатуры — это способ гораздо экологичнее первых двух, так как из вторичного сырья производится новая бумага, что ведет к значительной экономии природных ресурсов. Сейчас по всей стране открыто множество пунктов приема вторсырья, а при больших объемах бумажных отходов вы можете заказать вывоз макулатуры, что избавит вас от хлопот по поводу поиска транспорта, погрузки и разгрузки. Помимо этого, от сдачи ненужных бумаг вы получите финансовую выгоду.

Однако далеко не все бумаги пригодны для такого способа утилизации. Этим методом нельзя избавиться от архива, в котором содержатся коммерческие тайны, кадровые и финансовые документы, а также другая секретная информация. Подобные документы следует уничтожать согласно нормам и правилам, определенным в российском законодательстве.

Шредирование

Шредирование — современный метод уничтожения архивов заключается в их измельчении с помощью специально сконструированного для этих целей аппарата — шредера (от англ. to shred – «крошить», «резать на клочки»). Затем обрезки бумаги тщательно перемешиваются, прессуются и отправляются на переработку, что гарантирует полное соблюдение конфиденциальности.

Несколько исторических фактов о шредировании

Впервые идея создания специальной техники для утилизации бумаги была выдвинута американским аббатом-изобретателем Августо Лоу в 1909 году. Автор изобретения получил патент США, но аппарат так и не был запущен в производство и не вызвал интереса среди широкой публики.

Следующая версия измельчителя для бумаг появилась на свет в 1935 году в Германии. Ее сконструировал из обычной лапшерезки некий Адольф Эхингер, которому, предположительно, было необходимо избавиться от компрометирующих документов, дабы избегнуть преследования со стороны тогдашних властей страны за анти-нацистскую пропаганду.

Впоследствии Эхингер снабдил аппарат электромотором и стал предлагать свое изобретение государственным и финансовым учреждениям. Созданная немецким изобретателем компания EBA Maschinenfabrik, выпустившая первые шредеры в 1959 году, существует и до сих пор под именем EBA Krug & Priester GmbH & Co.

В первую очередь изобретение вызвало интерес различных правительственных организаций. Так, при захвате посольства США в Тегеране, произошедшего в 1979 году во время иранской революции, все важные документы были измельчены в шредере. Однако используемая модель всего лишь разрезала бумажные листы на тонкие полоски, которые даже не были перемешаны, что дало иранцам возможность восстановить содержащуюся в них информацию и опубликовать ее отдельной серией книг. Восстановление было произведено вручную нанятыми правительством Ирана местными ткачами ковров.

Впоследствии кражи личных данных и развитие промышленного шпионажа привели к тому, что граждане Америки, а затем и других государств, стали все чаще использовать специальную технику для защиты важной информации.

Параллельно совершенствовались и техники восстановления бумажного листа из обрезков, которые пользуются огромной популярностью как у лиц, случайно уничтоживших важный документ, так и у мошенников, промышляющих кражей информации. В наши дни разработаны специальные компьютерные программы, позволяющие «сложить» лист даже из мельчайших фрагментов, поэтому важно не только измельчить документацию, но и позаботиться об ее дальнейшей переработке.

Классификация шредеров

Современная промышленность выпускает множество различных видов измельчителей, которые можно классифицировать по разным характеристикам, таким как:

• Область применения — по данному признаку различают персональные, офисные, архивные шредеры.
• Производительность — портативные, стационарные, промышленные устройства.
• Конструктивные особенности — в зависимости от конструкции, шредеры делятся на полоскорезы, крошители, грануляторы, мясорубки, резаки и т.д.
• Класс секретности, варьирующийся от S1 (аппарат, нарезающий бумагу параллельными полосами, ширина которых не превышает 12 мм) до S5 (устройство, измельчающее материал на фрагменты величиной 0,8 x 12 мм) и даже S6 (шредер, выдающий на выходе массу, по своим характеристикам соответствующую пеплу).

Для того, чтобы уничтожение архива было произведено быстро, качественно и с соблюдением всех норм и правил, вам нужно обращаться в фирму, производящую утилизацию вторсырья на высокопрофессиональном уровне — так, как это делает ООО «Экология» РБ ГК «Чистый Город». У нас вы можете заказать шредирование на профессиональном шредере с дальнейшей переработкой бумажных отходов, а также сдать ненужную бумагу в макулатуру.

Этим вы не только заработаете средства для вашей организации, но и поможете очистить природную среду и улучшить экологию своего города!

Источник

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
• Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Источник