Как избавиться от командировки

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

В условиях пандемии отмена командировок стала частым явлением. В этой статье мы разберем, можно ли отменить или перенести служебную поездку из-за коронавируса, что должно быть в приказе об отмене командировки и как правильно отразить расходы на уже оплаченные билеты. Обо всем по порядку.

Может ли коронавирус быть причиной отмены командировки

Закон не ограничивает компанию в причинах отмены командировки. Основания для отмены запланированной рабочей поездки могут быть разные:

— потеря актуальности поездки;

— семейные обстоятельства командированного;

— форс-мажор (забастовки, природные бедствия, эпидемии и т.д.).

Отмену командировки из-за пандемии коронавируса можно отнести к форс-мажору. При этом не важно, по какой причине не состоится рабочая поездка: из-за закрытых границ или неблагоприятной эпидемиологической обстановки. Главное — обосновать отмену поездки и по возможности сослаться на официальные документы. Это нужно для того, чтобы у инспекции не возникло лишних вопросов.

Как отменить командировку: инструкция

1. Выпустить приказ об отмене командировки

Если приказ о командировке был выпущен, но аванс еще не перечислили и билеты в поездку не купили, достаточно только выпустить приказ об отмене командировки.

Законодательно установленной формы для такого приказа нет. Документ составляется в произвольной форме на стандартном бланке компании. В тексте нужно указать основание для отмены рабочей поездки — например, сослаться на официальные источники:

Рекомендации Роспотребнадзора;
Распоряжение правительства РФ об ограничении передвижения через государственную границу;
Локальные нормативные документы, действующие в конкретном регионе России или государстве, например, постановление о режиме ЧС и обязательном карантине для приезжих.

В документе необходимо написать имена и должности работников, которых затрагивает приказ. Также в тексте нужно указать номер приказа, который аннулируется.

Сотрудник, который должен был ехать в командировку, должен ознакомиться с приказом или распоряжением и поставить свою подпись.

Если же компания уже успела понести расходы на командировку, потребуется предпринять еще несколько шагов.

2. Отменить бронирования

Даже если работник не поехал в командировку, компания все равно несет фактические расходы, которые чаще всего полностью возместить нельзя. При возврате ж/д и авиабилетов чаще всего возвращается неполная сумма — удерживаются сервисные сборы и сборы за возврат. Если билеты невозвратные, их стоимость и вовсе нельзя вернуть (за исключением случаев, если перевозчик сам отменил рейс).

Чем раньше оформить возврат билетов на транспорт, тем больше денег вернется. Пользователи Туту могут сдать ж/д и авиабилеты в личном кабинете на сайте или в приложении. Если билеты оформлены в аккаунте Туту Командировки, то возврат осуществляется из бизнес-аккаунта. После оформления возврата электронная квитанция и УПД (акт на сервисный сбор) придут на эл. почту, также их можно скачать в личном кабинете.

Для авиабилетов срок возврата составляет до 30 календарных дней, для ж/д билетов — 7-10 рабочих дней.

Также командированному нужно отменить бронирование отеля или апартаментов, если это возможно. Некоторые сервисы бронирования при возврате удерживают сборы за свои услуги.

Все полученные электронные документы и чеки нужно распечатать и сдать вместе с авансовым отчетом.

3. Заполнить авансовый отчет

Этот документ позволяет сотруднику отчитаться о том, какие расходы он успел понести и сколько удастся вернуть. Для отчета используют стандартную форму №АО-1. Заполнять документ нужно тогда, когда все отчетные документы уже на руках. Сдать отчет надо не позднее 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

В документе нужно прописать:

размер перечисленного аванса;
сумму потраченных средств;
остаток или перерасход средств.

На оборотной стороне авансового отчета пропишите названия отчетных документов (кассовый чек, квитанция на возврат, УПД) и сумму расходов по каждому из них.

Если билет возвращен, то нужно распечатать квитанцию возврата с указанием удержаний и суммы к возврату. Если билет невозвратный и его не удалось сдать, то понадобится сделать скриншот уведомления от авиакомпании или сервиса бронирования. То же самое и с бронью отелей.

4. Произвести расчеты

Задача бухгалтерии — рассмотреть все представленные документы и произвести перерасчеты.

Если работник оплатил отель и билеты со своей карты, ему нужно отчитаться о фактических понесенных расходах в авансовом отчете. Деньги, которые он позже получит от перевозчика или отеля при возврате, компания удержит из его следующей зарплаты.

Если организация успела выплатить суточные работнику, то он должен вернуть деньги в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Некоторые компании могут удержать суточные из заработной платы по заявлению сотрудника.

Как учесть расходы из-за отмены командировки

Расходы на командировку сотрудника — это затраты организации, а не доходы сотрудника. При учете их нужно отнести к внереализационным расходам компании. А вот суточные к расходам причислять не нужно, поскольку работник их не потратил.

Если сотрудник изначально оплатил билеты и жилье со своей карты и при возврате были удержаны сборы, компания все равно должна возместить работнику полную сумму расходов. При компенсации сотруднику этих расходов удерживать НДФЛ и платить страховые взносы с сумм не нужно.

Если же билеты и гостиница оплачены с корпоративного счета (например в Туту Командировки), то деньги возвращаются напрямую на счет компании.

Как перенести командировку на другие даты

Допустим, карантин и ситуация с пандемией делают командировку невозможной именно сейчас, но необходимость в ней не отпадает. Можно ли перенести запланированную командировку на другое время? Отвечаем.

Перенос командировки законом никак не регулируется, но это не значит, что он невозможен. По логике, процесс переноса служебной поездки, как и любой другой процесс, должен быть задокументирован и обоснован.

Руководитель командированного должен составить служебную записку, в которой надо указать причину переноса командировки. После согласования служебной записки с гендиректором нужно отменить предыдущий приказ и издать новый, с указанием других дат. Работник должен ознакомиться с документом и подписать его.

Примечание: если командировка переносится на небольшой срок (например, несколько дней), возвращать суточные необязательно — все равно уже скоро они понадобятся работнику. Авиабилеты можно не сдавать, а обменять на новые даты (если позволяет тариф). Такую возможность предоставляют многие авиакомпании. Часто это выгоднее, чем сдать билет и и приобрести новый. Что касается ж/д билетов, то их обменять не получится — только купить другие.

В итоге

Для отмены или переноса командировки лучше ссылаться на официальные документы.
Чем раньше оформить возврат билетов, тем больше удастся вернуть (кроме невозвратных билетов).
Штрафы за отмену бронирования — расходы не сотрудника, а компании.
В авансовый отчет вписывают сумму всех фактически понесенных расходов.
В случае переноса командировки на небольшой срок работник может не возвращать суточные.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Туту.ру — сервис для организации путешествий и командировок. Мы сделали процесс бронирования билетов для рабочих поездок удобным и прозрачным. Оплатить билеты можно банковской картой или с онлайн-депозита компании. Все отчетные документы о поездке приходят на эл. почту и доступны в личном кабинете. Подробнее про Туту Командировки

Источник

Права в командировке

В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.

Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.

Распространите знания!
Отправьте статью тем, кому она пригодится

Переслать через вотсап

Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.

Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.

Никуда не ехать без оформления по трудовому договору

Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.

Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.

Например, если компания нанимает переводчика по договору авторского заказа, она не может заставить его поехать с директором фирмы на бизнес-встречу, где говорят по-китайски . Конечно, они могут заключить для этого отдельный договор, но к служебным командировкам это относиться не будет, и переводчик имеет право отказаться.

Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.

Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.

Отказаться от командировки

Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.

Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:

Беременную женщину.
Несовершеннолетнего, если только это не работник творческой профессии или спортсмен — они постоянно ездят на гастроли и соревнования.
Инвалида, если во время командировки не получится создать условия труда, подходящие ему по здоровью.
Работника, который проходит обучение в организации, если поездка не связана с этим обучением.
Работника, который находится на больничном.

Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:

Женщину, у которой есть ребенок младше 3 лет.
Одинокого родителя или опекуна, у которого есть ребенок младше 5 лет.
Работника, который заботится о больном члене семьи, в том числе ребенке-инвалиде.
Работника, который зарегистрировался кандидатом на выборах во время этих выборов.
Работника, который находится в отпуске или уходит в отпуск в то время, когда запланирована командировка.

Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:

не оформил приказ;
отправил в командировку, которая никак не связана с работой;
не выплатил суточные перед поездкой.

Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.

Вернуться из командировки раньше

Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.

Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.

Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.

Сохранить должность

Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».

Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.

Получать средний заработок

Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.

То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.

Например, у продавца Анны оклад 23 000 Р и премия от 10 000 до 30 000 Р — зависит от объема продаж за месяц. Раз в квартал работодатель платит дополнительные премии. Все премии привязаны к результатам работы, их может и не быть. За два месяца Анна получила 23 000 Р , за пять — 43 000 Р , еще за четыре — 53 000 Р . Месяц она провела в отпуске. В виде квартальных премий работодатель перечислил ей еще 100 000 Р за год. Всего за год она проработала 225 дней и заработала 573 000 Р . Получается, среднедневной заработок Анны — 2546,67 Р .

Анна едет в командировку на обучающий семинар. Семинар продлится 5 дней — за это время Анна заработает 2546,67 Р × 5 = 12 733,35 Р .

На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.

В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.

Получить доплату за работу в выходной

Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:

получить за этот день двойную оплату;
получить обычную оплату и дополнительный день отдыха.

Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.

Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.

Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.

Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.

Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.

Получать суточные

Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.

В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.

Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:

700 Р — для командировок по России;
2500 Р — для командировок за рубеж. В октябре 2020 года это где-то 27 €, или 31 $.

Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.

Не выплачиваются суточные в таких случаях:

если командировка всего на один день с учетом дороги;
если сотрудник может каждый день возвращаться домой — то есть командировка проходит не очень далеко от дома.

Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.

Получать пособие и суточные в случае болезни

Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.

Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.

В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.

Получить деньги на билеты и проживание до командировки

Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.

Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.

В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.

Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.

В другом деле сотрудник тоже хотел, чтобы суд отменил замечание, которое на него наложили из-за отказа ехать в командировку. Но обстоятельства были другие: ему было где жить в командировке и на чем туда добираться, а суточные выплатили в размере 5000 Р . Поэтому суд оставил замечание в силе. Если работодатель все оформил по закону, отказаться от командировки без оснований нельзя.

Получить компенсацию, если потратили свои деньги

Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.

Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:

Проезд к месту командировки и обратно.
Наем жилого помещения.
Еда, проезд на автобусе по городу, отправка писем — то, что входит в суточные.
Иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя, например оформление загранпаспорта и медицинской страховки.

Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.

Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.

Детская школа искусств отправила сотрудницу в командировку для прохождения курсов. Расходы на проезд составили 800 Р . Чтобы их вернуть, пришлось обращаться в суд.

Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.

А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.

Вернуть деньги за проезд любым транспортом

Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.

На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.

Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.

Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.

А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.

Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека

Как это работает. За билеты необязательно платить самому. Например, один из сотрудников может купить билеты на всех. Или билеты можно оплатить с карточки родственника, у которого более выгодная бонусная программа. А может, он просто хорошо разбирается в онлайн-покупках. Затраты на билеты все равно должны возместить.

К отчету о поездке нужно приложить документы, подтверждающие, что билет оплачен по поручению сотрудника, который ездил в командировку, и за счет его средств.

Это может быть расписка, письмо от имени человека, который оплатил проезд. Там нужно написать, что он получил деньги от сотрудника, который ездил в командировку, и на эти деньги приобрел билет, так как хотел помочь с оформлением. А сам сотрудник может приложить служебную записку о том, что билет куплен с его ведома, по его поручению и на его деньги.

Супругам необязательно давать какие-то расписки: по семейному кодексу деньги у них общие. В этом случае пригодится копия свидетельства о браке.

Поехать на машине и получить компенсацию

Как это работает. В командировку можно поехать на машине — своей или сослуживца. Покупать билеты в этом случае не придется. Но работодатель все равно компенсирует расходы на поездку.

Сотрудник может приложить в качестве отчета путевой лист или объяснительную о том, по какому маршруту и в какие дни он передвигался на своей машине. Путевой лист выдают на работе перед командировкой. Обычно его оформляют для перевозок транспортом, который принадлежит компании. Но иногда работодатели выписывают их и для поездок на личных автомобилях, так как это упрощает отчетность перед налоговой. Минфин считает, что путевые листы в этом случае подтверждают расходы, хоть транспорт и личный. Если у вас путевого листа нет, это не проблема. Пишите объяснительную.

К путевому листу или объяснительной прикладывают чеки на бензин, парковку, другие автомобильные нужды — они подтвердят суммы расходов, а еще маршрут: в чеках можно посмотреть, когда и кем они были выданы.

Подробные правила расчета компенсации должны содержаться в положении о командировках или в каком-то другом локальном акте, например в положении о компенсациях за использование личного автомобиля в служебных целях. Там будет указано, как оплачивается ремонт машины, если она сломалась по пути в командировку, какая компенсация положена за использование автомобиля и как рассчитывается стоимость потраченного в поездке бензина. Изучите эти правила заранее.

Например, нужно учитывать, что работодатель может вернуть не всю сумму по чекам. Во-первых , расходы на личные поездки оплачивать не будут. Если в командировке вы ездили на машине в гости к родственникам в соседний город, работодатель может не учитывать эти километры в расчете. Дорогу посчитают как расстояние до города, куда сотрудник едет в командировку, и обратно.

Во-вторых, расход бензина могут определять по специальной формуле. Там учитывается норма расхода бензина для конкретной модели машины. Если ваша машина потребляет больше топлива, чем предусмотрено, компенсировать перерасход работодатель не обязан. Нормы расхода могут определять по распоряжению Минтранса или по данным от автопроизводителей. Вы можете заправляться 95-м , а деньги получите за 92-й.

Некоторые компании запрещают работникам ездить в командировки на своей машине. Такое тоже бывает — уточняйте, прежде чем уехать в командировку. А лучше проверяйте все вопросы, связанные с организацией и оплатой командировок, перед тем, как устроитесь на работу.

Задержаться на выходные

Как это работает. Сотрудник может совместить командировку и отдых, задержавшись в городе, куда его отправили по работе. То есть обратные билеты можно взять не ровно на тот день, когда командировка закончилась, а на выходной — так, чтобы успеть вернуться на работу. Билеты в этом случае тоже оплатит работодатель.

После командировки можно задержаться на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, чтобы посмотреть город или встретиться с родственниками. Сложности возникают, если после командировки остаться на весь отпуск. Четкого ответа, оплачивается сотруднику в этом случае обратный билет или не оплачивается, в законе нет.

С одной стороны, работодатель не обязан оплачивать билеты в отпуск. С другой стороны, дорогу из командировки до дома работодатель все равно должен был оплатить. Поэтому никакого дополнительного дохода работник не получает. Роструд по этому поводу считает, что билет из отпуска после командировки сотрудник должен оплачивать сам. Если работодатель даст на это деньги, то компенсацией расходов на командировки это не будет. У сотрудника появится доход, и ему нужно будет заплатить НДФЛ. Разъяснения Роструда — не закон, поэтому с ними можно и не соглашаться. Но есть риск задолжать работодателю денег.

Один сотрудник улетел в командировку в Испанию и остался там на время отпуска. Когда работник решил уволиться, компания решила взыскать с него сумму обучения, так как он не отработал до конца положенный срок, и расходы на обратный билет из Испании. За обучение платить не пришлось, а вот 16,5 тысяч рублей на билет работнику пришлось вернуть.

Жить в гостинице или снять квартиру

Как это работает. Во время командировки в другом городе работнику нужно где-то жить. Обеспечить его жильем должен работодатель. Схемы бывают разные: где-то компания выбирает и оплачивает гостиницу или предоставляет служебное жилье, но чаще работники сами расплачиваются за гостиницу. Работодатель должен дать им на это деньги авансом. Если денег не хватило, разницу потом доплатят.

Если работнику дают жилье на время командировки, он не может отказаться, снять себе номер в гостинице и потребовать вернуть за него деньги. Но если жилье не предоставляют, можно выбирать, где жить.

Какие-то ограничения могут быть в локальных актах, то есть в положении о командировках. Например, там может быть лимит на гостиничные расходы — до 3000 Р в день или в каком-то ином размере.

Если в локальном акте не написано, что сотрудники должны снимать номер в строго определенной гостинице, можно выбирать самому. С учетом лимитов, если они установлены. При этом можно снимать гостиничный номер или квартиру.

Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.

Выехать на работу в другую страну

Как это работает. Командировка может быть не только по России, но и за рубеж. В этом случае суточные обычно больше. А еще работник может сэкономить на оформлении документов для поездки: загранпаспорта, обязательной медстраховки, визы.

Для поездки в другую страну необязательно открывать деловую визу, если уже есть туристическая. Например, у вас открыт французский шенген на пять лет и нужно срочно съездить в Испанию на два дня. Отменять ради этого мультивизу не нужно. Проблем с такими поездками обычно не возникает. Для надежности можно заранее написать письмо в консульство той страны, куда собираетесь в командировку. Ответ потом можно будет показать визовому офицеру на границе. Но обычно достаточно показать бронь гостиницы и обратный билет.

Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя

Как это работает. Если работник едет в командировку за рубеж, ему, скорее всего, понадобится загранпаспорт, медицинская страховка и виза. Есть страны, куда можно уехать или улететь без загранпаспорта: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, а также Абхазия и Южная Осетия. Визы для посещения этих стран тоже не нужны. Полный перечень безвизовых стран для россиян можно посмотреть в нашем материале или на сайте МИД.

Госслужащие, сотрудники госкорпораций и других госорганизаций выезжают за границу по служебным паспортам. Обычным работникам оформляют общегражданский загранпаспорт — старого или нового образца.

Паспорт нового поколения выдают сразу на 10 лет, можно оформить два для разных поездок, и страниц в нем больше. Паспорт старого образца выдают на 5 лет, в нем нет биометрических данных, зато туда можно вписывать детей — это позволит сэкономить на отдельном паспорте для ребенка.

В законе не написано, какой паспорт должен оформить сотрудник для служебной командировки. Он может выбрать тот, что для него более удобен, а работодатель обязан возместить эти расходы. Заставлять сотрудников оформлять загранпаспорта на себя без компенсаций незаконно.

Если сотрудник сам закажет себе загранпаспорт через портал госуслуг, он может оплатить его со скидкой: 3500 Р нужно будет заплатить за выдачу паспорта нового образца, 1400 Р — старого образца. При оплате через кассу или банк это стоит 5000 и 2000 Р соответственно. Работодатель компенсирует расходы по чекам и квитанциям — если оплатили загранпаспорт со скидкой, полную стоимость услуги без скидки возместить не получится.

В бухгалтерии по месту работы должны также компенсировать расходы на обязательную медицинскую страховку. Так как наличие страховки — это не желание сотрудника, а необходимость, ее тоже оплачивает работодатель. Требования к наличию такой страховки и размеру страхового покрытия различаются по странам, это нужно уточнять перед выездом. В период пандемии требования могут быть строже, чем обычно.

Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы

Как это работает. В командировках налогами облагаются только выплаты за работу — те, что зависят от среднего заработка. Все виды компенсаций расходов сотрудников в командировке НДФЛ не облагаются. Это не доход от оплачиваемой работы, а возмещение затрат. То есть если сотрудник потратил 50 000 Р на билет — ему компенсируют именно 50 000 Р , удерживать 13% работодатель не будет. Декларировать их тоже не нужно.

13% — это ставка НДФЛ для доходов, которые получают российские налоговые резиденты. Когда командировка зарубежная, есть риск перестать к ним относиться. Тогда НДФЛ с доходов, полученных в России, нужно будет платить уже по ставке 30%. Выплата среднего заработка на время командировки сюда относится, это подтверждают суды.

Сотрудник в зарубежной командировке потеряет статус налогового резидента России, если проведет в России меньше 183 дней за год.

Для 2020 года особые правила: даже если пробыть в России меньше 183 дней, налоговый статус резидента России все равно можно получить. Для этого нужно:

находиться в России с 1 января по 31 декабря 2020 года от 90 до 182 дней включительно;
подать заявление в налоговую до 30 апреля 2021 года.

Сотрудник, который подаст заявление о признании его налоговым резидентом, заплатит НДФЛ за 2020 год по ставке 13%. В 2021 году будут действовать общие правила, если не примут какой-нибудь новый закон.

На компенсацию командировочных расходов статус налогового резидента не влияет: она не облагается налогом как в России, так и за ее пределами. У суточных есть необлагаемый налогом лимит: при поездках за рубеж это 2500 рублей в сутки. С превышения налог удержат.

Проголосовать на выборах в другом регионе

Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.

На федеральных выборах можно голосовать на любом участке по всей стране, а вот на региональных и при выборе депутатов Госдумы по одномандатным округам так не получится. В Кургане не примут голос избирателя из Саратова, там другие кандидаты. Для этих случаев организуют специальные участки для голосования в Москве и онлайн-голосование для некоторых регионов.

Если проголосовать на выборах хочется, а тратить деньги на билеты ради этого желания нет, можно воспользоваться этими способами.

Включить время командировки в льготный стаж

Как это работает. Некоторые профессии позволяют выйти на пенсию раньше, чем остальные. Например, это могут сделать учителя, врачи, горняки, трактористы, те, кто работает в тяжелых условиях труда. Полный перечень — в статье 30 ФЗ «О страховых пенсиях».

Если во время работы такого сотрудника отправляли в командировку, ее должны засчитать не только в общий пенсионный, но и в льготный стаж. То есть если учителя отправили на образовательный форум в другой город — он в это время продолжает набирать необходимые 25 лет для досрочного выхода на пенсию.

Логика такая: на время командировки за работником сохраняется его должность, за него перечисляются взносы в пенсионный фонд, он продолжает выполнять свою работу, просто на другом месте — по заданию работодателя. Споров с пенсионным фондом по этому поводу много, но позиция судов однозначна: командировки не прерывают льготный стаж.

Например, врач обратилась в суд, так как пенсионный фонд не включил ей время, проведенное в командировках, на курсах повышения квалификации и в учебных отпусках, в медицинский стаж. Суд посчитал, что это неверно, так как все это время за врачом сохранялся средний заработок. Пенсионный фонд лишил ее целого года льготного медицинского стажа — и оказался неправ.

В другом деле суд включил командировки в льготный стаж учителю: при направлении работника в служебную командировку с сохранением среднего заработка она включается в период работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Источник