Как избавиться от ненужных документов: есть несколько грамотных способов
Независимо от того, идет ли речь о документах вашей компании или личных бумагах, избавляться от них нужно с умом. Просто выбросить их не помойку неправильно, неэкологично, а иногда и противоречит требованиям закона.
В этой статье блога bursin.ru мы расскажем о нескольких грамотных способах уничтожения ненужных бумаг.
Содержание:
Тщательный анализ
Прежде, чем вы приступите к процедуре уничтожения, очень важно внимательно проанализировать все документы, причем просматривать их нужно постранично. Иногда в папку может затесаться нужный лист, который, без тщательного осмотра, вы можете уничтожить просто за компанию.
Если речь идет о персональных, «домашних» бумагах, простого осмотра достаточно. Но если мы говорим о документах компании, то важно подготовить акты о том, что именно вы направляете на уничтожение.
Макулатура
Закономерный вопрос, который возникает у многих людей: можно ли сдать ненужные документы в макулатуру? Можно, но с несколькими условиями.
При работе с официальными бумагами компаний их обязательно нужно измельчать в шредере. Сдавать листы целиком категорически запрещено. Для подобной обработки можно использовать обычный офисный шредер.
С личными документами в теории вы можете делать все, что угодно, но на практике их также рекомендуется измельчить — хотя бы разорвать или разрезать на мелкие части.
Профессиональное уничтожение
Самая надежная, безопасная, а главное, быстрая процедура — профессиональное уничтожение документов. Оно проводится компаниями, которые оказывают услуги в области архивной деятельности. Подробную информацию вы можете найти на данной странице: http://pga-spb.ru/konfidencialnoe_unichtozhenie_dokum .
Это конфиденциальная процедура, в ходе которой документы тщательно измельчаются на профессиональном оборудовании, затем из них формируют кипы, которые потом отправляются на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат.
То есть по сути такая процедура аналогична той, что описана в предыдущем пункте, только проводится без участия заказчика.
Естественно, ее в абсолютном большинстве случаев заказывают компании, а не частные лица.
Можно ли сжигать документы
Сжигание считается надежным способом уничтожить бумаги. Но действовать этим методом не рекомендуется, так как он крайне не экологичен.
Лучше предпочесть именно переработку, так как в этом случае ваши ненужные листы станут сырьем для создания новых бумажных изделий, а не превратятся в копоть и продукты сгорания, загрязняющие атмосферу.
Источник
Привычка месяца: ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ НЕНУЖНЫХ БУМАГ
Вот так незаметно и подкрался октябрь, а это значит, что пришло время поработать над новой привычкой. В этом месяце мы с вами возьмем наконец-то многочисленные бумажки, листы, листики, листочки и прочий бумажный хлам под свой жесткий контроль. Не будем кривить душой, у всех нас дома полно ненужных бумаг, и если не выбрасывать их время от времени, они, того и гляди, заполонят наш дом и сделают из него такой себе бермудский треугольник. Поэтому реально стоит взять их под контроль, пока они не взяли под контроль нас. Итак, поехали!
Как я уже говорила, у всех у нас есть такого рода мусор, но давайте все-таки освежим в памяти, что к нему относится, а что нет:
1. Груды старых (и не очень) газет
2. Груды непрочитанных (и прочитанных, чего уж греха таить) журналов
3. Ненужная корреспонденция (в электронном виде в том числе)
4. Связки старых школьных тетрадок (еще ваши со школы, ну, или ваших детей)
5. Рецепты, которыми вы давно не пользуетесь
6. Потрепанные книжки в мягком переплете
7. Кипы писем и прочей корреспонденции, которую вы так и не открыли
8. Всевозможные квитанции и счета (ненужные)
9. Медкнижки и медицинские записи (старые)
10. Старые телефонные книжки
11. Каталоги
12. Банковские выписки
13. Шкафы для книг и бумаг, переполненные Б-г знает чем!
14. Семейные фотографии
15. Свидетельства о рождении и другие документы
16. Кошельки, полные всякого барахла
17. Карты местности (Вам точно нужна старая карта дорог СССР?)
18. Брошюры с достопримечательностями и другой туристической направленности
19. Органайзеры и ежедневники
20. Компьютерные распечатки с разных сайтов (в том числе и с этого)
21. Всевозможные канцелярские штучки, разделители, файлы и все такое
И многое другое. Этот список можно продолжать до бесконечности. Положа руку на сердце уж Вы-то знаете, что я права на все сто процентов и что в ваших шкафчиках, на полочках и других местах хлама этого просто завались.
Давайте теперь рассмотрим все это детальненько.
1. Груды старых (и не очень) газет.
Кстати, вы все еще покупаете газеты в киосках или оформляете подписку? И это в век интернета? А знаете ли вы (поучительным тоном), что к тому времени, как вы развернете свою газетку, чтобы почитать ее, почти все новости вы уже узнали бы по радио, ТВ или в интернете.
Вместо того, чтобы так держаться за них, как за последнюю соломинку для утопающего, и придерживать их на потом, чтобы прочитать, когда выдастся минутка, удерживайте себя от покупок газет каждый день, когда намечается свеженький выпуск газеты. Если вы продержитесь хотя бы дня два-три без такого чтения, вы еще и денег сэкономите. Ко всему вы освободитесь не только от мусора, но и от чувства вины за то, что не успеваете прочитать все то, за что уже «уплочено, ВЛКСМ». В первую очередь это, конечно же, касается тех, кто подписывается на все, что м ожно. И не крутите пальцем у виска, я знаю как минимум трех таких маньяков
Вместо этого постарайтесь читать онлайн или слушать радио. Вы удивитесь, как много новенького вы узнаете даже не пытаясь узнать. Особенно верно это для городских форумов, где информация аж хлещет ключом.
2. Груды непрочитанных (и прочитанных, чего уж греха таить) журналов
Этот момент очень даже касается многих девочек, и, чую я, что и вы далеко не исключение. Нет, конечно же не все скупают глянец, но у каждой из нас был такой момент в жизни, когда хотелось почитать про то, про это и про того парня в обтягивающей футболке. Жаль расставаться с глянцем. Ведь там действительно что-то может пригодиться, а, кстати, я так и не прочитала звездное интервью и вот те советы про похудение. А эту шарлотку я так и не испекла!
Ну да, ну да, — скептически хмыкну я, — если ты так хочешь найти фотку этого красавчика, поди, да и поищи ее среди тех трех неподъемных связок глянца в кладовке. Да, и те, что под твоей кроватью, тоже не забудь, вдруг там есть что-то интересненькое!
Бьюсь об заклад, что пока ты там найдешь то, что ищешь, пройдут часы. Поэтому, смысл терять время зря в поисках, если вместо этого можно залезть в интернет и найти все, что нужно, за три секунды?
Если вы получаете журналы по подписке, а вот момент, чтобы почитать их, выкроить удается далеко не всегда, может, стоит задуматься – а нужно ли выбрасывать деньги на все это? Если у вас связки глянца, с которым вы лучше убьетесь об стену, чем расстанетесь, легче это делать потихоньку, и каждую неделю. Нет, я не говорю «убиваться об стену», я говорю о «выбрасывать журналы». Поэтому лично я журналы не покупаю вообще. Ну, а те, которые случайно залетели в мой дом, с ними я расстаюсь безжалостно, но с пользой для общества Я беру их с собой, когда отправляюсь куда-то, а потом оставляю в разных местах. Например, в парикмахерской, в приемной в частной клинике, в залах ожидания и прочих местах такого плана.
росто сами вспомните, каково это – ждать своей очереди там, где за столиком какие-то раритеты пятилетней давности. Кого интересуют подробности скандалов Пугачевой и Киркорова? Или, например, ну разве интересно ждать диагностику машины там, где кучкой лежат мужские журналы. Вот поэтому я использую каждую возможность, чтобы избавиться от тех редких журналов, которые попадают ко мне в дом и заодно сделать полезное дело.
Ну, и понятное дело, если я не прочитала их, я сначала их читаю, а потом только отдаю
И еще одно, что я делаю – я с собой обычно ношу нож для бумаги – такой, со сменными лезвиями, и контрольный журнал (у меня там всегда парочка пустых файлов. Если я вижу какую-то особо интересную статью, или какую-то особо симпатичную фотку, которую я потом использую для декупажа или для карты богатств, я аккуратно вырезаю ее из журнала. Все-таки, это мой журнал И никто не будет рыдать, если я отдам его. Таким образом, у меня есть отдельный раздел, где хранится все, что мне нужно и нрави тся, и мне не нужно тратить часы, перелистывая горы журналов, чтобы это найти. Вот и все, идем дальше.
3. Ненужная корреспонденция (в электронном виде в том числе)
Выбрасывайте, как только вы получили и прочитали ее. Весь тот рекламный спам, который в изобилии попадает в наши ящики. Честно говоря, он даже не заслуживает не то, чтобы быть прочтенным, а вообще – права попасть в ваш дом. Выбрасывайте, жгите (не забываем только про правила пожарной безопасности), или запихивайте в уничтожитель для бумаг. Единственное, там, где есть ваши координаты и любая личная информация – не выбрасывайте такие документы просто в мусор. Либо сожгите это, либо порвите так, чтобы никто не смог ее прочитать.
4. Связки старых школьных тетрадок (еще ваши со школы, ну, или ваших детей)
У вас что, все еще хранятся ваши тетрадки по математике с третьего класса? Обалдеть, выбросьте их уже наконец на свалку истории! Это же было в другой жизни, сколько можно это хранить? Вам-то точно не понадобятся ни прописи с первого класса, ни двойки по домашке с пятого – вы что, детям это будете показывать? Опомнитесь и не позорьтесь, в мусор! Да, если у вас там сплошные пятерки, тоже в мусор, пожалейте детей, нет ничего хуже мамашки или папашки, поучительно тыкающего сынишку носом в собственные доисторические пятерки. Вам что, больше нечем гордиться?
Так, с этим разобрались. Ну, а теперь что касается тетрадок ваших собственных детей. Я понимаю, с ними порой бывает очень тяжело расстаться, но пусть лучше ваши детишки сами решают. Если они уже успели вырасти, а вы все еще храните этот клад, просто отдайте его детям. Или, так и быть, сохраните одну-единственную, самую особенную с каждого года их учебы. Верьте или нет, но вовсе необязательно хранить абсолютно все тетрадки. И да, если вы сохраните-таки их все, то те самые особенные потеряются в груде прочего хлама.
5. Рецепты, которыми вы давно не пользуетесь
Здесь мне сложно что-то сказать однозначно. Мы, женщины, повернуты на всех этих поваренных книгах и рецептах. Но в самом деле, как часто мы это все используем? Мы столько лет мечтаем приготовить наконец те самые перепелиные гнезда в итальянском соусе с каперсами, но почему-то готовим изо дня в день практически одно и то же. Ну, а что же происходит, когда мы хотим найти рецепт, который мы точно видели где-то там, в одной из книжек с рецептами или в журнале «Лиза», или в шухляде, где вы беспорядочно храните все вырезки? Правильно, вы понятия не имеете где это и в жизнь это не найдете!
Я, например, свела количество кулинарных книг в своем доме до минимума. У меня есть только те, которые мне действительно дороги. Это все. Помимо всего, у меня есть своя собственная книга – папка с кольцами формата А4, она разделена на категории и именно там я храню те рецепты, которыми пользуюсь часто или по праздникам. Каждый рецепт, который хочу приготовить, я распечатываю на отдельном листе, а когда приготовила его, я ставлю пометку – вкусно, невкусно, понравилось или нет, что изменить или, может, количество ингридиентов на несколько порций. Ну, а те, что не понравились – я безжалостно их выбрасываю в мусор.
6. Потрепанные книжки в мягком переплете
Если вы прочитали их, и их товарный вид изрядно поиспортился, стоит отдать их кому-то еще на растерзание. Ну, или отдать в местную библиотеку.
7. Кипы писем и прочей корреспонденции, которую вы так и не открыли
Нет, ну серьезно, если вы так и не открыли их в течении трех месяцев, значит, это явно не то, что нужно хранить так трепетно десятилетиями! Начните открывать самые свежие письма и закончите самыми старыми. Иногда достаточно просто посмотреть на конверт, чтобы понять, что это мусор. Вот так и сортируйте прямо над мусорным ведром.
8. Всевозможные квитанции и счета (ненужные)
У вас до сих пор хранятся все квитанции двадцатилетней давности? Уверяю вас, в этом нет никакой необходимости. Узнайте, какой максимальный срок хранения таких бумаг, пять лет, семь, в зависимости от вида и типа, а остальное в мусор.
Я, например, все сортирую по конвертам. На каждый конверт я леплю стикер, подписываю его и все. Таким образом, я всегда могу найти квитанции об оплате за воду, за свет, газ, интернет, телефон и все такое прочее.
9. Медкнижки и медицинские записи (старые)
Ваши медкнижки с грудничкового до дошкольного возраста вам вряд ли уже пригодятся. Есть, конечно же, разумные рамки хранения таких бумаг – вот и придерживайтесь их.
10. Старые телефонные книжки
Это вообще отдельная тема. Оно вам надо? Зачем вам старый городской телефон Соломона Яковлевича, если он уже лет десять как благополучно проживает в Хайфе? Оставьте один, в который перепишите все нужные номера. И все.
11. Каталоги
У многих из нас они есть. Да, они яркие и красочные, нам нравится их перелистывать время от времени. Но все же, избавьтесь от них. Зачем вам каталог с орифлеймовскими новинками пятилетней давности? Да, в интернете, кстати, тоже можно найти эти каталоги, уверяю вас. Поэтому – в мусор!
12. Банковские выписки
Я держу только то, что действительно нужно, а остальное безжалостно уничтожаю. И вам советую.
13. Шкафы для книг и бумаг, переполненные Б-г знает чем!
Вот выберите, наконец, время и прошерстите все эти бесконечные файлы и папки с бумажками. Честно говоря, мне кажется, добрая половина оттуда вам никогда не понадобится.
14. Семейные фотографии
Это, по-моему, общая проблема. У процентов девяноста из нас целые шухляды забиты такими фотографиями. Они все неподписаны и неотсортированы. Просто валяются там и все. А когда появляются новые, вы просто кладете их поверх старых в надежде когда-нибудь обязательно их разобрать.
Вы наверняка помните груды старых фотографий, пожелтевших от старости, в доме у родителей. Такие безымянные, и никто уже толком не помнит, когда это было и кто на фотке рядом. Удручающее зрелище, честно говоря. Моя мама нашла выход из положения – у нее отдельный красиво оформленный альбом для каждого члена семьи. Со своей собственной историей. Это так красиво и щемяще-трогательно. Там бережно хранится абсолютно все – газетные вырезки, фотоснимки, школьные фотографии и все такое. Но даже не пытайтесь делать что-то похожее, пока вы наконец-то не справитесь со всем этим мусором, который расползся по дому. Потому что вы наверняка отвлечетесь и не закончите то, с чего начали. Запишите себе это в страничку для идей в контрольном журнале, или в список отложенных дел. Я обещаю – у вас теперь обязательно найдется для этого время.
15. Свидетельства о рождении и другие документы
Это не выбрасывайте. Помните, как в старом фильме – «дитям мороженное, бабе цветы. Главное не перепутать!». Так вот. По хорошему, все эти документы неплохо бы положить в несгораемый сейф. Но если у вас его нет дома (а у большинства людей его нет), то подумайте, может, стоит занести и положить их в банковскую ячейку (аренда стоит очень недорого), или в сейф на работу. Накрайняк, в любое надежное место (главное не забыть, в какое именно). Сделайте копии и оставьте их дома, поэтому когда они вам понадобятся, они всегда будут под рукой.
16. Кошельки, полные всякого барахла
Вспомнили себя, да? Вытряхивайте свои кошельки каждую неделю и выбрасывайте оттуда весь хлам. Честно говоря, большая часть того, что там хранится это хлам. Иногда, правда, деньги попадаются Поэтому тоже, смотрите, не перепутайте! Я, например, свой кошелек пересматриваю по пятницам.
17. Карты местности (Вам точно нужна старая карта дорог СССР?)
У большинства из нас, чего уж греха таить, полно разных старых карт, атласов дорог и всего такого прочего родом из восьмидесятых. Кстати, они от ветхости уже вот-вот развалятся, а вы все их храните. Избавьтесь от них. Немедленно. Купите новую карту области, если она вам так уж нужна. Ну, или скачайте себе свеженькую версию интерактивной карты.
18. Брошюры с достопримечательностями и другой туристической направленности
Ну да, вот они, брошюры из вожделенных мест. Мы давно хотим там побывать. А ничего, что вашим брошюрам столько лет, сколько старенькой соседской болонке, у которой давно уже выпали все зубы? Выбросьте все эти рекламные проспекты, мало того, что цены там давно неактуальны, так и телефоны наверняка уже тоже давно устарели. Составьте список мест, где бы вы хотели побывать и найдите всю информацию в интернете.
19. Органайзеры и ежедневники
Это, кстати, должно быть вашим первым домашним заданием. Уберите с глаз долой все эти органайзеры и ежедневники. Знаете такую поговорку – нереально усидеть одной попой на двух унитазах? Это про вас. Невозможно уследить за делами, если они все записаны в разных ежедневниках. Возьмите один (если у вас еще нет контрольного журнала) и хватит с вас.
20. Компьютерные распечатки с разных сайтов (в том числе и с этого)
Не распечатывайте все то, что можно хранить в компьютере. Удалите все ненужные емейлы (мои в том числе), основное все равно у нас есть всегда на форуме и на нашем сайте. Кстати говоря, многие напоминалки я использую по кругу, так что вы их точно не пропустите.
21. Всевозможные канцелярские штучки, разделители, файлы и все такое
Этого добра у нас у всех тоже навалом. Выделите под то, что вам действительно нужно, ящик или шухляду. Это все. Но ради б-га, храните все в одном месте.
Многие из вас постоянно задают вопросы о размусоривании бумаг. Я надеюсь, я затронула по крайней мере большинство таких вопросов. Хочу еще раз напомнить, что все эти проблемы не появились за один день, и конечно же, не исчезнут за одну ночь, но тем не менее. Вы можете остановить этот поток хлама, если вы станете сортировать письма и все бумаги, как только они появляются в вашем доме, выбрасывая мусор и храня только то, что действительно нужно.
Следите за этим, бумажный мусор, он как Терминатор – он всегда возвращается
Источник