Как избавиться от незаконченных дел

Как избавиться от ненужных дел: 12 способов сказать «нет»

Не спешите выполнить работу – ее могут и отменить

Продолжаем облегчать себе жизнь, исключая из нее ненужные дела. Сегодня научимся правильному планированию, в том числе и при непредсказуемом рабочем расписании, а также освоим способы говорить «нет», отвечать тем, кто тратит ваше время, и показывать, что вы страшно заняты.

Как планировать день, чтобы выполнять «нужные дела»

В конце каждого рабочего дня составьте список дел на завтра и распределите их по группам:

A — я должен сделать это завтра. Завтра я не лягу спать, пока не выполню эту задачу. Планеты сойдут с орбит, звезды упадут с неба, если я не закончу эти дела.

Б — было бы прекрасно сделать это завтра, но не обязательно.

В — я не собираюсь делать это, по крайней мере завтра.

Г — я могу делегировать эту задачу. Она будет выполнена, а мне не придется делать это самому. Отлично!

А на следующий день разберитесь с пунктами списка из групп A и Г и спокойно идите домой.

Уже слышу, как вы спрашиваете: «А как же задачи из группы Б?». Никогда не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня. Разве не об этом говорит известная пословица? Но гораздо правильнее рассуждать следующим образом. Если что-то необязательно делать сегодня, значит, это можно сделать в будущем. Если это можно сделать в будущем, есть вероятность, что обстоятельства могут измениться, и этого не нужно будет делать вообще. В таком случае глупо тратить на эту задачу время. Впрочем, такое случается нечасто, но как приятно, когда все же случается!

Что произойдет, если в конце дня, когда пора домой, дело из группы A окажется не закончено? Тогда вам станет понятно, что изначально это была задача не из группы А. Чем жестче отбор задач группы А, тем лучше такая схема будет работать.

А что если в течение дня появятся какие-то новые задачи? Что ж, в таком случае вам нужно снова распределить их по группам A, Б, В или Г и действовать соответственно. Но не забывайте, что всегда есть возможность поменять местами одно из дел группы А с задачами из других групп: «Я могу сделать одно (выполнить новую задачу), но тогда я не смогу сделать другое (завершить текущую задачу)».

Что делать, если ваше рабочее расписание невозможно предсказать?

Возможно, вы один из тех, чья работа зависит от обстоятельств. То есть значительная часть вашего времени уходит на реагирование на непредвиденные запросы. Допустим, вы работаете в службе поддержки, на телефоне горячей линии или управляете командой сотрудников, которые могут в любую минуту обратиться к вам со своими просьбами и проблемами.

Метод вежливого отказа не годится? Скорее всего, это так, вы ведь обязаны рассматривать все поступающие вопросы. Но планировать можно даже непредсказуемое! Следующий метод — специально для вас.

В течение пяти дней записывайте, сколько времени вы тратите, отвечая на запросы. Например, это может выглядеть следующим образом — в часах:

Пн 5
Вт 3
Ср 3
Чт 2
Пт 7

Сложите все эти часы, и у вас получится 20. Разделите сумму на 5 (количество дней в рабочей неделе), и вы получите 4. Эта цифра говорит о том, что в среднем вы тратите на подобную работу по четыре часа в день. А теперь внесите эти четыре часа в свое ежедневное расписание.

Продолжайте следить, сколько времени вам требуется на решение подобных задач, потому что оно может варьироваться. Возможно, оно меняется в зависимости от времени года или определенного месяца/года/квартала.

Как избавиться от ненужных дел

От задач, которые не проходят через фильтр, нужно избавляться. Для этого надо всего лишь научиться говорить «нет». Уточним — говорить «нет» вежливо.

Один из слушателей моего онлайн-курса недавно написал мне о том, как он сказал «нет» и какую радость он испытал: «Я смог отказаться от трехчасовой поездки с тремя детьми младше 6 лет, и вскоре после этого, всего полтора часа назад, от еще одной такой же двухчасовой поездки. Обожаю это чувство облегчения!».

Как бы странно это ни звучало, но бездействие требует усилий. Приложить эти усилия необходимо для того, чтобы ненужные дела исчезали. Однако нам хочется, чтобы для избавления от таких ненужных задач требовалось гораздо меньше усилий, чем для их выполнения.

Некоторые дела вообще не стоят нашего внимания. Однако недостаточно сказать, что мы не будем их делать. Нужно найти способ окончательно избавиться от таких дел, чтобы они не продолжали терзать нас, заставляя снова и снова к ним обращаться.

Как вежливо сказать «нет»: 12 фраз

«Можете дать мне время подумать?» (И — в идеале — дело исчезнет само собой.)

«Это не входит в мои должностные обязанности».

«У меня есть другая работа / домашние дела».

«На данный момент это не входит в мои приоритеты».

«В ближайшее время я не смогу этого сделать».

«Я смогу это сделать не раньше следующей недели (любая другая дата)».

«Почему бы вместо этого нам не сделать что-то более интересное?» (Используется скорее в личной жизни, а не на работе!)

«У меня болит голова».

«Извините, у нас уже есть другие договоренности/планы».

«Я сейчас занят, вы можете вернуться к этому вопросу позже, скажем, завтра?»

«Я могу это сделать (то, о чем вас просят), но тогда я не смогу сделать вот то».

Как тренировать навык говорить «нет» вежливо? Выберите пять подходящих для вас способов говорить «нет». В течение дня старайтесь использовать каждый из них хотя бы один раз.

Как избавиться от тех, кто тратит ваше время: 4 способа

На время отпуска составьте письмо автоматической рассылки следующего содержания: «Я собираюсь в отпуск и до (дата) буду отсутствовать. Поэтому связывайтесь со мной только после моего возвращения». (Жизнь слишком коротка, чтобы просматривать сотни электронных писем, большинство из которых к моменту вашего возвращения станут неактуальными.)

Скажите: «Не могли бы вы отправить мне это на электронную почту?». Именно так постоянно делают службы поддержки — и срабатывает механизм «возьмите билет»: первая проверка серьезности вопроса, с которым вы обратились. Если прислать электронное письмо вам не готовы, вы имеете все основания предполагать, что, скорее всего, проблема исчезнет сама собой.

Не перезванивайте на пропущенный звонок, если вам не оставили голосового сообщения. Скорее всего, вопрос не очень важный.

Вместо того чтобы на все соглашаться, каждый раз интересуйтесь сроком выполнения задачи. В два раза увеличьте сроки и спросите, подойдет ли такой вариант. Например, в полдень к вам приходят с просьбой: «Сможешь закончить к концу рабочего дня?». Спросите, устроит ли к обеду следующего дня. Или вас спросят: «Сможешь закончить к следующей неделе?» Скажите: «Не уверен, что смогу сделать это за неделю. Но за две недели управлюсь». Вы удивитесь, насколько часто вы услышите ответ: «Отлично, спасибо». Наверняка вы можете вспомнить ситуацию, когда вы из кожи вон лезли, чтобы успеть вовремя, а в итоге тот, чью просьбу вы выполняли, говорил: «Отлично. Хотя можно было сделать и на следующей неделе».

Как показать, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили: 6 советов

Сделайте табличку с надписью «Ваше неумение планировать — не мое срочное дело» и повесьте ее в своем кабинете. (Я знаю тех, кто, увидев такую табличку, просто разворачивался и уходил!)

Закройте свою дверь. Сказанное предполагает, что
a) у вас есть дверь; б) она обычно открыта.

Поэтому когда дверь будет закрыта, все будут знать, что за ней происходит что-то серьезное.

Сидя за рабочим столом, наденьте наушники.

Не отвечайте на телефонные звонки.

Идите туда, где вас никто не побеспокоит. Лучшее решение — найти какое-то место, в котором вас не предполагают найти. Здесь вся надежда на принцип «с глаз долой — из сердца вон»: в результате вас не будут просить сделать что-то. А это значит, что вы сможете потратить выигранное время на важные дела. Поэтому пойдите в другую часть здания, на другой этаж или в другой отдел. Займите конференц-зал и поработайте там. Или в комнате отдыха / кофейне. Поработайте дома, если это возможно. А если нет, попытайтесь побороться за то, чтобы обрести такую возможность.

Проверяйте свою электронную почту только один или два раза в день. Это избитый совет (как и совет отключить на своем компьютере мигающее оповещение (или звуковой сигнал) о новых входящих письмах), но очень полезный.

Источник

Как избавиться от незаконченных дел

Вот опять, пробегая мимо, взглянула краем глаза на незаконченную картину. Мелькнуло в голове: где же опять взять это вдохновение? Почему пропало ощущение легкости от процесса? Чем дальше, тем труднее собраться и наконец закончить начатое когда-то с таким запалом.

Эффект незавершенных дел. У кого из нас такого не бывало? По каким-то причинам мы бросаем дела на полпути: то не успел закончить за день, то попытки решить задачу вязнут, как в трясине, и никак не видишь результат, то рутина оказалась сильнее вдохновения.

И речь тут не только о каких-либо задачах. Незавершенными могут также оставаться отношения — личные, рабочие. Тут все становится еще сложнее, ведь добавляются зависимость, привязанность, страх одиночества и другие человеческие иллюзии.

Почему мы не доводим дела до конца?

Не завершили — значит, где-то не поставили точку. И эта «незавершенка» идет с вами дальше по жизни из прошлого в будущее. Это как вдохнул, а выдохнуть не можешь. Чем больше в нашей жизни таких незавершенных моментов, тем больше мы начинаем задыхаться под их тяжестью, теряем силы и энергию, вдохновение и желание.

И не обманывайте себя: вам не удастся забыть, выкинуть их из головы. Вы постоянно будете на них натыкаться, вспоминать и винить себя.

Почему же мы оставляем дела незавершенными? На это есть сразу несколько причин:

1. Не можем правильно оценить время, которое понадобится на выполнение этого дела. Кажется, что решишь быстро, буквально за один день. Но день заканчивается, а воз и ныне там. А ведь завтра новый день, новые задачи.
2. Не умеем расставлять приоритеты. Беремся за то, что не очень нужно, но очень хочется. Потом бросаем, потому что более важное и срочное требует внимания.
3. Отвлекаемся от начатого дела на бесполезное времяпрепровождение. Вот новости решил прочитать, потом за статью зацепился, соцсети полистал. Да и телевизор фоном что-то вещает.
4. Саботируем. От лени или по причине отрицательных эмоций. Вроде делаешь, а результата нет, или цель слишком далеко и кажется недосягаемой. Возможно, кто-то из близких сказал, что «занимаешься ерундой, лучше бы сделал что-то полезное».

Как все успевать и не накапливать новых дел?

Основная идея — научиться ставить точку. Каждое незавершенное дело — это гиря на ваших ногах, тянущая назад. Каждое законченное — крылья для полета вперед.

1. Провести ревизию всех незаконченных дел

Первая задача — оглядеться вокруг. Что не доделали? Не дорисовали, не дописали, не дошили, не домыли и т.д.

Если незавершенные дела уж очень давние, возможно, они уже потеряли свою актуальность. Посмотрите — они вам еще нужны? Стоит тратить свое время на них?

Те дела, которые уже не актуальны, закончите для себя в своей голове. Поставьте точку. Больше вы к ним не возвращаетесь и не сожалеете, что так и не доделали их. Выкиньте их из головы и, если возможно, уберите с глаз подальше все, что о них напоминает.

Недавно я тоже провела такую ревизию. Как я обычно ставлю точку? Сначала проверяю актуальность незаконченного, потом — связана ли я с этим эмоционально.

Вот одна из картин, брошенных на полпути. Всё. Ушла идея, больше мне это не интересно. Есть ли новая идея на базе уже написанного? Нет. И вытаскивать ее из себя насильно нет желания. Решено — использую ее как холст для другой картины. Точка.

Давно висит у меня над душой новый курс, который я пытаюсь доделать. Пока пишу, быстро меняется ситуация в законах: новая информация, новые данные. Да и вязну постоянно, работа продвигается с трудом. Сегодня в таком виде курс уже не актуален. Тем более если у меня самой глаза не горят от него, как я буду давать его людям? Решено — не мучаю себя больше. Материалы — в архив. Точка.

О, а вот и куча белья, требующая глажки уже вторую неделю. Актуально? Очень даже. Хочется? Честно, нет. Но нужно сделать — на помойку белье не выбросишь. Решено — отправляем в список на завершение.

В отношениях поступаем по той же схеме. Правда, тут куда труднее справиться с эмоциональной привязкой к человеку. Актуальны отношения? Нет. Возможно, вы даже уже расстались. Но все равно цепляетесь? Чтобы поставить точку, нужно разобраться с собой и понять, что это не «высокая любовь», а болезненная зависимость. Хотя это тема глубокая и для отдельного разговора.

2. Найти возражения на отговорки

Во-первых, на каждое дело дайте себе честный ответ, почему вы не закончили его раньше, что помешало. Даже если у вас уже есть отговорка «нет времени», постарайтесь копнуть дальше.

Потом найдите на каждое «почему?» свое возражение. Часто отговорки лежат на поверхности, тогда как истинная причина «делать / не делать» гораздо глубже.

К примеру, та же пресловутая глажка. «Почему?»: «Совершенно нет времени этим заняться». Возражение: «Сколько тебе нужно на это? Максимум один час. Ты вчера зависла в Интернете на этот час. Отмазка. Просто не любишь гладить, вот и оттягиваешь этот момент. Поменяй привычку — делай это сразу».

Вы не сможете понять причины самосаботажа, пока не разберетесь со своими эмоциями. Особенно если речь заходит об отложенных в долгий ящик творческих работах. По себе знаю, как часто десятки добрых слов от людей, которые говорят «ты талант», убиваются одним-единственным едким «ты бездарность».

3. Записать все на бумагу

Лучше записывать свои мысли в процессе ревизии, ведь мы куда больше верим написанному, чем сказанному. Дела, требующие завершения, я выписываю себе списком в порядке приоритетности и просто делаю одно за другим. С каждой поставленной галочкой в списке буквально становится физически легче!

Для самоконтроля и удержания себя от новых заброшенных дел я ежедневно веду дневник. Утром (или перед сном) записываю предстоящие планы на один день. Предварительно расставляю их по приоритетам и стараюсь правильно оценить время на выполнение всех задач. А вечером записываю свои наблюдения по итогам дня. Что сделала, что не сделала. Почему не сделала: отвлекалась, время не рассчитала, было много звонков, просто не пошло сегодня и т.д. Достаточно трех-четырех предложений.

4. Начать с незаконченного

Следующий день я начинаю именно с незаконченных задач. Конечно, если это хобби, а не рабочий вопрос, то ставлю этот пункт на ближайшее свободное время. И никакое другое занятие в руки не возьму, пока не завершу начатое.

Можно учиться заканчивать большие дела, начиная с маленьких шагов. Тренируйтесь на обычных бытовых задачах — на том, что формирует ваши ежедневные привычки.

Я даже взяла на себя обязательство изменить некоторую привычную рутину, чтобы не накапливать «незавершенку». Например, убраться на кухне сразу после готовки и приема пищи. Погладить белье, как только оно высохнет. Не браться сразу за кучу дел. Сделала одно — потом делаю другое.

Так постепенно мы избавляемся от старого и давно не нужного. Ведь, чтобы обрести что-то новое, для него надо освободить место и время.

Источник