Sidebar
Свежие записи
Свежие комментарии
Архивы
Рубрики
Откаты в непрямых закупках. Правда как она есть. Как минимизировать риски?
ОПУБЛИКОВАНО oremizov в 26.04.2017
Наверное, данная статья все-таки больше не для профессионалов в области Закупок, а в целом о Закупках и о вопросах, которые всех интересуют, но о них не принято говорить открыто.
Недавно я несколько раз поднимал тему откатов в дискуссиях с руководителями компаний или служб внутренней безопасности. Конечно же, на первом месте стоит позиция: «У нас такого не бывает, а если узнаем – уволим». И вторая позиция: «Служба безопасности для того и существует, чтобы заниматься выявлениями и расследованиями таких случаев». Но, друзья, главный и первоочередный вопрос – Вам не кажется странным, что все говорят о факте «отката», как о работе с уже свершившимся фактом? Почему мы занимаемся выявлениями или расследованиями, хотя должны заниматься ПРЕДОТВРАЩЕНИЕМ? И кстати, считаю, что вместо того, чтобы писать в основных требованиях к сотрудникам отделов закупок «Умение вести переговоры», лучше бы указывали «Умение строить и соблюдать прозрачный и понятный процесс закупки товаров или услуг».
Преимущественно под откатом имеется в виду некая форма стимулирования сотрудника компании заказчика поставщиком в целях заключения выгодного договора, продолжения сотрудничества или получения лучших условий. Поставщики формируют такую плату за лояльность через завышение цен и очень редко из доли своей прибыли. Конечно же, под понятие «откат» не попадают милые небольшие подарки и знаки внимания на праздники или торжественные события. Существует большое количество методов, которые возможно имплементировать совместно с Закупками или под их контролем, чтобы предотвратить или резко минимизировать не только сами откаты, но и даже предварительные мысли сотрудников о том, что вообще можно реализовать такую схему без следов. Помните, как с SOX: целью не является наказать и работать уже со свершившимся фактом. Цель — сделать так, чтобы ни сегодня, ни завтра такое невозможно было сделать. Давайте смотреть правде в глаза: Закупки и откаты в России – как два крыла. Я по несколько раз в месяц слышу фразы, что раз я связан с закупками, значит, живу на одни откаты. Конечно же, изменить само отношение к Закупкам невозможно за короткий промежуток времени.
Я хочу рассказать о нескольких действенных методах, внедрение и контроль над которыми позволит вашей компании держать уровень риска, связанного с возможным мошенничеством сотрудников и поставщиков, на низком уровне.
Процедуры! Как это не странно звучит, но начинать нужно именно с них. Именно четко описанные процессы взаимодействия различных департаментов в процессе проведения закупок товаров или услуг позволят Вам иметь стандартизированное отношение во всей цепочке работы Закупок. Проверьте, насколько сейчас в вашей компании четко прописаны процедуры проведения тендеров, порядок оплаты поставщикам, порядок закрытия и пролонгации договоров или, например, порядок оплаты счетов без договора. Кстати, по личному опыту: чем больше страниц в процедуре по Закупкам, тем она менее эффективна. Цель не получить описание каждого шага – цель получить стандартизацию, прозрачность и открытость общих процессов взаимодействия. Учтите, что процедура необязательно должна все запрещать и контролировать. Проведите оценку рисков и найдите баланс между «бюрократической прозрачностью» для больших договоров и более свободным, быстрым процессом для небольших закупок.
Система хранения архивных записей/документов – «каждый шаг» должен быть записан. На любом этапе работы у заинтересованных сотрудников должен быть доступ к архивным данным всех процессов, которые привели к тому или иному событию во взаимоотношениях с поставщиком. Для тендера это должна быть скоринговая таблица или сохраненные письма подтверждений участников, полученные ценовые предложения от поставщиков или письма с обсуждениями ценовых предложений. По результатам очных встреч или телефонных переговоров должны быть написаны краткие итоги. Такая информация должна храниться в отдельном месте с системами мониторинга ее целостности и сохранности.
Правило 4-х глаз. Хоть данный метод не может уместиться в один маленький абзац, но принцип должен быть такой, что на каждом этапе взаимодействия с поставщиком (выбор, согласование условий, подписание договора, проведение оплаты и т.д.) должен быть контроль минимум двух разных департаментов для минимизации вероятности сговора. Например, Закупки не могут иметь своих поставщиков, а бизнес не может выбрать нового поставщика без согласования Закупок. Или оплата поставщику должна быть согласована не только сотрудниками заказчика, но и проверена дополнительно финансами.
Пост-оплата – поставщики, с которыми заключены договора предоплаты, должны сразу попадать в зону риска и дополнительного контроля, как со стороны Закупок, так и со стороны бизнеса, т.к. повышается вероятность мошеннических действий на условиях не поставленных товаров или услуг. Я не уверен, что данный пункт необходимо вообще выделять, т.к. предоплата у любого профессионала в области Закупок должна быть в формате эксклюзивности. Стандартные сроки оплаты поставщикам в настоящее время находятся в рамках 15-30 дней с момента подписания акта. Крупные игроки рынка могут диктовать еще большие сроки. Возвращаясь к пункту о процедурах: вам же ничего не мешает прописать в процедуре, что вообще все поставщики должны быть переведены на пост-оплату, а любое исключение нужно согласовывать на самом высоком уровне и постоянно мониторить?
Сотрудники отдела закупок, должны ходить в отпуск и промотироваться в компании. Как это не странно звучит, но человек, который не ходит в отпуск, может попасть под подозрение. Сотрудник, который ежедневно занимается рутиной и который не изъявляет желания в росте, может вызывать подозрения. Для снижения данного риска необходимо принять правило, что сотрудники отдела Закупок обязаны раз в год взять 2-недельный отпуск без возможности удаленного доступа во внутренние системы. Также не менее раза в год обсуждайте с сотрудниками их планы по карьерному росту. Т.к. Закупки в большинстве случаев работают с множеством различных проектов и внутренних заказчиков, вполне очевидно, что план развития будет распространяться, как на рост внутри отдела, так и на матричное развитие в среде внутренних заказчиков.
Аудит для Закупок без предварительного согласования плана и времени. В настоящее время наблюдается тенденция к стандартизации и предварительному планированию аудитов. Однако если в Вашей компании проводятся постоянные аудиты внутренних подразделений, обсудите правило, когда при работе с внутренними заказчиками будут также рассматриваться и процессы взаимодействия департамента с поставщиками, где Закупки будут частью этого процесса. В таком случае отдел Закупок всегда под контролем, как со стороны общего плана, так и со стороны кросс-функционального отношения.
Идентификация и проверка Поставщиков. Проверка поставщиков необходима, как перед подписанием договора, так и в выборочном режиме. Под проверкой я имею в виду не оценку способности поставщика к исполнению договорных отношений, а проверку финансовой стабильности, текущего состояния отчетности, собственников, бенифициаров и возможных ограничений. В настоящее время существует большое количество решений на рынке, которые покажут по номеру ИНН полную картину вашего будущего партнера. Очень важно, чтобы процесс проверки предусматривал сохранение целостности полученной информации для архивных записей. Эту проверку необязательно передавать в ведение Службы Безопасности. Достаточно, чтобы проверка проводилась, и было определено ответственное лицо. Для поставщиков с большими расходами или поставщиков, которые оказывают агентские услуги, можно добавить процесс проведения выборочной ежеквартальной проверки изменений. Для договоров, где планируется использование субподрядчиков, такая проверка должна распространяться и на них, с обязательным хранением данных у Заказчика. По своему опыту, хочу добавить пару пунктов, на которые я всегда обращаю внимание: количество сотрудников у поставщика и банк, в котором открыт счет. Скорее всего, меня не смутит, если поставщик предоставил реквизиты со счетом, открытым в Банке, который входит в ТОП-100. Но если поставщик не является специфически-региональным, а счет открыт в каком-нибудь неизвестном банке из второй или третьей сотни, это будет знаком для дополнительного последующего контроля.
Ценовые предложения и переговоры только через электронные системы. Я уже неоднократно затрагивал эту тему в предыдущих заметках, акцентируя внимания на том, что внедрение электронных систем переговоров (аукционы или торговые площадки) — важный шаг не только для получения лучшей цены, но и предотвращения сговора.
Тендер должен иметь возможность равного участия. Поставщикам необходимо до тендера прописывать точную процедуру и порядок. Очень часто процесс проведения тендера детально описан во внутренних процедурах компаний для сотрудников, но очень слабо описан в части, которая находится вне компании. Поставщики должны понимать не только временные рамки, но и основные условия проведения тендера, а также критерии отбора. Поставщики должны быть уверены, что вся информация, которая поступает к ним, является равнозначной для всех участников тендера. В больших тендерах поставщикам, которые не победили, должна быть предоставлена общая информация о причинах такого решения. Результатами работы в этом направлении будет повышение уверенности в отсутствии возможных манипуляций со стороны внутренних заказчиков и отделов закупок на этапе выбора поставщика.
Любое соглашение должно иметь детальное описание сути покупки. Простое правило: чем детальнее описание закупки, тем сложнее спрятать. Договор с поставщиком должен иметь подробную спецификацию и разбивку по стоимости для каждой части проекта. Применения данного правила также даст возможность сравнения базовых услуг разных поставщиков. Например, логистика, поддержка, IT часть и т.д.
Ежемесячный анализ расходов и план проведения тендеров. Если посмотреть на стандартную модель работы компании, то планы продаж обычно обсуждаются практически на ежедневной основе с учетом мельчайших деталей, а расходы обычно идут в формате «крупных мазков». Более детальный анализ расходов в разрезе количества поставщиков, количества оплаченных счетов, аналитики удельного соотношения количества поставщиков, на которые относится более 70% всех расходов, предоставит Вам ясное понимание происходящего. Необходимо учесть, что как и с продажами. Данный метод эффективно работает в условиях постоянной отчетности, т.к. любая потенциально рисковая зона сразу же становится очевидной. В соответствии с таким анализом необходимо согласовать и утвердить план проведения тендеров и пересмотра условий работы с поставщиками на будущие периоды. А то я часто сталкивался с такой ситуацией, когда компания ежегодно делает прекрасные и успешные тендеры на канцелярию и закупку бумаги, но, образно говоря, не замечает поставщика охранных услуг, расходы на которого отличаются в десятки раз.
Слышать обратную связь от поставщика. В прошлом году я разговаривал на тему предотвращения возможных откатов с одним из совладельцев крупной компании в России. Помимо имплементации некоторых методов, которые описаны в этой заметке, я предложил на все документы (акты, счета-фактуры, договора), что передаются поставщикам, дополнительно ставить штамп с надписью: «Уважаемый партнер, если Вы знаете о каком-либо случае мошенничества или превышения полномочий, которое может отразиться на взаимодействии наших компаний, просьба сообщить. Анонимно…». Также указывайте номер специального телефона или адрес электронной почты. Если Вы уверены, что все Ваши поставщики — крупные игроки рынка, то, скорее всего, мошенничество не может быть повсеместным внутри большой компании. Одно дело, когда возможное мошенничество обсуждают продажники. И совершенно другое дело, когда это все процессируют сотрудники, которые не согласны с таким подходом. Закрывающие документы проходят через большое количество рядовых сотрудников, и наличие такой системы стимулирует избегать даже намека на откаты. Во время написания данной заметки я позвонил в компанию, о которой пишу, и спросил про результаты. Они оказались весьма успешными: спустя год поступило одно сообщение, по результатам которого было проведено расследование и приняты административные меры, как со стороны заказчика, так и со стороны поставщика. Данное расследование в какой-то мере даже способствовало повышению уровня партнерских отношений с поставщиком и передаче дополнительного объема заказа. Также было получено три замечания и просьбы по порядку работы. Не уверен, что необходимо принимать такие радикальные меры во всех случаях, но планировать и проводить ежегодные встречи с крупными поставщиками на уровне руководства компании – это необходимый минимум.
На мой взгляд, описанные методы позволяют эффективно предотвращать риск мошенничества в сфере закупок компании. Перечитав список, я понял, что их правильное внедрение не требует каких-то огромных инвестиций, которые обычно бывают при расследованиях уже свершившихся фактов. Если Закупки помогают экономить и оптимизировать, то руководители должны помочь Закупкам чувствовать себя в зоне безопасности, когда поднимается тема откатов.
P.S. Я долго думал, в какую часть статьи вставить еще один метод контроля, но в итоге пришел к выводу, что это больше даже не метод, а утверждение, нарушение которого тоже может быть расценено, как сигнал. Я говорю о публичности. Насколько Ваши сотрудники являются активными участниками профессиональных конференций, форумов, выступлений? Все-таки профессионалы в области Закупок каждый день стоят на «передовой» компании во взаимоотношениях с третьими лицами. При этом высокий риск соблазна нарушить процедуру. Авторитет и репутация должна стоять на первом месте у каждого, кто будет готов пойти на обман. Обсуждайте данную тему с сотрудниками чаще.
Будем жить, будем выбирать лучших поставщиков. 🙂
Источник
Как бороться с откатами
Слово «откат» сегодня прочно вошло в лексикон практически любого сотрудника. Так или иначе, но «откат» – это не что иное, как коммерческий подкуп должностного лица, то есть вид преступления. Как с этим явлением можно бороться?
Там, где выгоднее
По уровню коррупции среди 180 стран мира Россия прочно занимает 147-е место, располагаясь между Кенией и Бангладеш. На первом месте находится Дания – там подобных вещей нет вообще. США, например, занимает 18-ю позицию. Почему же такие цифры? Как получилось, что Россия оказалась в самом хвосте, среди малоразвитых стран? Коррупция – это не только «откаты», но и они в том числе пополняют печальную статистику. Чаще всего все оборачивается так, что даже если руководитель организации и не хочет связываться с этим уголовно наказуемым деянием, клиенты все равно диктуют свои условия. Ведь оптовый покупатель может уйти не туда, где дешевле или лучше, а туда, где он может получить свой личный бонус. Так ему будет выгоднее. Из-за этого может повыситься конечная стоимость товара, да и качество будет не самым хорошим. А на выходе получается, что страдает конечный потребитель.
«Откат» – это коммерческий подкуп. Деяние это карается на основании 204-й статьи Уголовного кодекса РФ. Подпадает это преступление и под статью 290 – «получение взятки». Однако раскрываются подобные дела все-таки редко, потому что обе стороны заинтересованы друг в друге и, соответственно, молчат.
Комментирует юрист Геннадий Андрющенко:
«Про «откаты» в наши дни знают все. С одной стороны, это, конечно, нарушение закона и ущемление гражданских прав, так как от этого страдает конечный потребитель. С другой – откаты помогают быстрее завершить некоторые сделки, заключить контракты и подписать договора, на которые без них ушло бы значительно больше времени. Рассмотрение многих вопросов, выдача разрешения на что-либо в итоге сводится к конкретной сумме. «Откат» помогает обойти многие бюрократические пороги. Хотя, разумеется, это коммерческое преступление и после выявления оно карается соответственно».
В неформальной обстановке
А как происходит разговор об «откате»? Проводя, например, переговоры с закупщиком товара фирма-поставщик делает намеки на то, что в их компании самые лучшие условия не только для организации, но и для самого закупщика. Переговоры часто проводят в неформальной обстановке – в ресторане за обедом или во время экскурсии по компании, складу и так далее. Во-первых, так безопаснее, поскольку в кабинете руководителя могут находиться какие-нибудь подслушивающие устройства, или сотрудники нет-нет да и отметят про себя, в какие «игры» играет начальство. А во-вторых, неформальная обстановка располагает к тому, чтобы вести разговор более откровенно. А в кабинете закупщика так и вовсе опасно это делать. Процент вероятности, что это проверка, небольшой, но теоретически он есть.
Часто руководители организаций, в которых работают закупщики, понятия не имеют, чем занимаются их подчиненные. Однако в ряде случаев они об «откатах» все же догадываются, предпочитая делать вид, что ничего не знают, пока результаты коммерческой деятельности мздоимца их вполне устраивают. Хотя иной раз боссы устраивают проверки, после чего предприимчивый менеджер наверняка простится с насиженным местом. В суд руководствао обращается редко – не хочет привлекать внимание к своей компании, да и что тут можно наверняка доказать? Впрочем, многие руководители и сами так работают, зачем им лишний шум?
Есть те, кто без «откатов» вообще не станут сотрудничать. Иные ловкачи готовы заключить договор за подношения-подарки или просто ради дальнейших перспектив и хороших связей. И лишь небольшой процент людей будет искать выгоду для компании, своих клиентов, и работать без «откатов». Впрочем, наверное, существует немногочисленная прослойка бизнесменов, которые и понятия об «откатах» не имеют, честно выполняя свое дело.
Конверты и переводы
Как передаются «откаты»? Какой-то процент мзды – прямо в конвертах (к примеру, он может быть прикреплен к договору).Часть из них может переводиться на расчетный счет той фирмы, в сотрудничестве с которой заинтересован взяткодатель, и тут уже в дело вступает бухгалтерия. Рассказывает Марина Быстрова, бухгалтер рекламной компании:
«Мы работаем с различными клиентами, в том числе с зарубежными, и «откаты» в нашем деле – вещь довольно распространенная, практически это повседневная рутина. А что делать? Рекламных компаний сейчас много и надо как-то выживать, а для этого нужны клиенты. Чтобы привлечь и удержать клиента, необходимы взятки. Я понимаю руководителя, который на это идет, хотя и отдаю себе отчет, что дело это уголовно наказуемое. Главный его аргумент – «сейчас все так работают». Это так. До рекламной фирмы я работала в двух других компаниях, и там это случалось реже, но все-таки случалось – особенно при заключении крупных сделок. Деньги, которые нами переводятся, отмечаются в отчетах по-разному. Чаще всего организация выставляет счет на всю сумму, включая «откат», – при этом завышается стоимость товара, например. А получатель на месте уже сам решает, как ему лучше поступить и отделить «откат» от остальной суммы».
Выходит, что сами бухгалтеры легко идут на поводу у руководства, считая, что иного варианта работы не существует, потому что «сейчас так работают все».
Как правило, «откат» составляет 10 процентов от суммы сделки, но некоторые требуют и больше. При очень выгодной сделке он может достигать и 25 процентов.
Рассказывает Евгения Крюкова, бухгалтер небольшой туристической компании в Москве:
«Лично я против «откатов», потому что понимаю, что проблемы могу заработать сама себе. Может, и нечасто, но на этом ловят руководство, например, конкуренты или те же самые клиенты. Большая часть откатов проходит через бухгалтерию, поэтому в случае чего и бухгалтеру отвечать придется. А зачем? Бывает так, что работник учета не в курсе, что проводит «откат». Тут уже ничего не сделаешь. Однако чаще всего я сталкивалась с тем, что руководитель об этом сообщает, потому что иначе нельзя. Еще могу сказать, что не все коммерческие организации работают с «откатами». Поэтому если работник учета не хочет бояться за свое будущее и предпочитает трудиться честно, то было бы желание, а найти такое место можно!»
Как же бороться с «откатами», если работать подобным образом не хотелось бы? Рассказывает Геннадий Андрющенко:
«Бороться с «откатами» можно и нужно, но если делать это на уровне своей компании, то придется отказаться от некоторых сделок и разорвать отношения с рядом партнеров, теми, кто привык работать «за бонусы». Поэтому считаю, что этим должно в первую очередь заинтересоваться государство, ввести более строгие меры и проверки. Но это сложно, так как чиновники делают то же самое. С другой стороны, компания может бороться с сотрудниками, которые злоупотребляют подобными вещами. Например, сделать так, чтобы какого-то поставщика или партнера выбирал не один человек, а это происходило путем обсуждения, общего голосования и так далее. Есть шанс, что «откатов» станет меньше. К тому же не грех устраивать проверки своим сотрудникам. Я знаю, что многие руководители имеют доступ к электронной переписке своих подчиненных, чтобы выявить именно такие моменты. Хотя сегодня люди осторожны и стараются в электронных посланиях таких вопросов не обсуждать, а раньше всякое бывало. Иногда руководители «создают» липовую фирму и предлагают своим сотрудникам, заняться, например, закупкой материалов, с помощью звонков и рассылок. Ведется разговор и об «откатах». На этом сотрудника, который тут же хватается за заманчивое предложение, и ловят, после чего увольняют. Ситуации, когда дело передают в суд, я могу пересчитать по пальцам».
Итак, проверки, более строгие меры и выбор партнеров сообща. Это должно приносить свои результаты. А может ли бухгалтер бороться с этим самостоятельно? Ведь не все хотят принимать участие в сомнительных операциях.
Евгения Крюкова считает, что необходимо обсуждать все щекотливые вопросы с руководством с самого начала работы.
«Когда я подписываю трудовой договор, то там нет пункта о том, что я в обязательном порядке должна заниматься какими-то махинациями. На это можно намекнуть. Если руководитель умный человек, то он все поймет правильно и спорить не станет. Если хочет и дальше работать с «откатами», то пусть это делает, но не через бухгалтерию. Даже если его на этом поймают, то я точно буду ни при чем!»
Личная переписка
А как разбираются с сотрудниками, которых ловят на «откатах» собственные руководители? Рассказывает Евгения Крюкова:
«В нашей туристической компании была менеджер, которая работала с иностранными партнерами по системе «откатов». То есть она бронировала номера в отелях (и, собственно, сами туры) там, где у нее имелся свой бонус. Счет клиентам с иностранной стороны выставлялся на значительно большую сумму, а мы думали, что это и есть реальная сумма. Партнеры получали деньги и переводили менеджеру на карточку ее бонус. Поймали корыстолюбивую девушку на этом довольно легко – всю переписку она вела по icq и электронной почте. Причем договаривалась об этом обычным языком, нисклько личный интерес не скрывая. Наверное, была уверена, что все останется в тайне, так как это были ее личные партнеры и по своему направлению она была сама себе хозяйка. Наш руководитель никогда не просил системных администраторов предоставлять ему доступ к личной переписке работников, но здесь, возможно, что-то заподозрил. Что ей за это было? Ничего. Просто уволили – и все».
Получается, что менеджер не воровала непосредственно у фирмы, но из-за ее «откатов» конечная стоимость тура в итоге вырастала в цене. Компания в результате такой «коммерции» могла потерять часть клиентов.
Комментирует Геннадий Андрющенко:
«Вот такие случаи, как с менеджером туристической компании, время от времени раскрываются. Только до суда они не доходят, поэтому остальные не очень боятся. Уволят – найду другое место. По статье ведь тоже крайне редко увольняют. Фирме надо и дальше работать, конкуренция на туристическом рынке сегодня высокая. А обиженный менеджер может наслать на выгнавшего его работодателя налоговую, пожарную и прочие инстанции – подкопаться-то всегда есть к чему. А такой ушлый работник точно знает слабые стороны родной компании. Получается замкнутый круг».
Есть более «честный» вариант «отката», который представляет собой всевозможные бонусы и подарки выгодным клиентам. Например, компания предлагает закупить оборудование у них, а с каждых, положим, тридцати тысяч рублей менеджеру будет идти процент. Дают не деньгами, а, например, подарочными картами. В принципе, это тот же «откат», но с юридической точки зрения – нет.
Про «откаты» сегодня говорят, будто это явление самой собой разумеющееся. Об этом упоминают в СМИ, даже пишут целые книги о том, как лучше работать «по системе откатинга». Кажется, это совершенно обычное дело. Но с юридической точки зрения выплата и получение «отката» – коммерческие преступления, карающиеся по закону. Не стоит никогда об этом забывать и тешить себя иллюзиями, что подобные дела передаются в суд редко. «Откатинг» делает уязвимым любого руководителя, это то, на чем его проще всего поймать. И даже не обязательно придумывать какую-то сложную схему – достаточно создать липовую фирму, сделать ее сайт в Интернете и предложить компании (потенциальному потребителю) выгодные условия – с «откатом» соответственно. «Откат» – это взятка, пусть завуалированная и названная другим словом, но все равно взятка.
Светлана Ивашенцева, эксперт журнала «Расчет»
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Источник