Как избавиться от потери времени

Как избежать потери рабочего времени

• Как избежать потери рабочего времени
• Как восстановить силы после рабочего дня
• Как не тратить время впустую

Успех и карьера часто зависят от тайм-менеджмента, умения планировать свое время. Не секрет, что одни успевают все на рабочем месте и уходят со службы своевременно, другие постоянно задерживаются в офисе допоздна и берут доработку на дом. Многим знакомы постоянная спешка, нагромождение заданий и поручений, невозможность из-за огромного объема работы сосредоточиться на текущей задаче. Следствием длительной работы в условиях цейтнота является переутомление.

Чтобы правильно организовать свою деятельность, необходимо:

— Провести инвентаризацию своего времени за несколько рабочих дней и отметить отсутствие чёткого расписания, несвоевременность выполнения заданий, помехи, вызванные посетителями и телефонными звонками.

— Проанализировать временные потери. Где было затрачено времени больше чем нужно для той или иной задачи. Сколько времени проведено у телефона, все ли беседы по телефону были целенаправленными, или они перемежались разговорами на сторонние темы. Как часто в течение дня было общение с людьми, «съедающими» время. Каково было поведение в непредвиденных ситуациях: бесцельная суета или реагирование быстро и по делу?

— Задать вопрос «люблю ли я свою работу?». Никакую работу нельзя сделать быстро и хорошо, если испытывать к ней отвращение.

С чего начать?

— Определить цель, чтобы не потеряться в мелочах и понять, куда двигаться.

— Составить план: 60% — запланированное время, 20% — непредвиденное время, 20% — спонтанное время. Необходимо разделить предстоящие дела на долгосрочные, средне- и краткосрочные. Планировать лишь тот объём задач, с которым реально возможно справиться.

— Завести ежедневник — важнейшее средство самоменеджмента, хороший инструмент планирования и контроля. Необходимо корректировать планы и изменять их, если они оказываются невыполнимыми.

— Соблюдать принцип первоочередности. Расставить приоритеты. Маловажные задачи, на время отложить. Контрольные звонки, поручения, письма и другие мелкие дела по максимуму выполнять сразу.

— Учиться говорить «нет» коллеге, который просит выполнить за него работу, в том случае, если: он явно может выполнить ее сам; сроки выполнения могут подождать; он должен был выполнить задание еще вчера.

— Соблюдать правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня: вставать после пробуждения с позитивным настроением, без раскачки; перепроверять план работы на день; все сложные и важные дела выполнять утром; вначале решать ключевые задачи. Правила основной части дня: отклонять дополнительно возникающие неотложные дела; избегать незапланированных импульсивных действий; своевременно делать паузы, соблюдать размеренный темп; небольшие похожие задачи выполнять сериями; рационально завершать начатое; контролировать время и планы. Правила завершения рабочего дня: закончить запланированные на день дела; произвести контроль результатов и самоконтроль; составить план на следующий день.

Источник

Познание мира

7 способов избежать потери времени

Это случается со всеми нами, день закончился, а мы не знаем, как быстро прошло время. Возможно, мы недостаточно продвинулись в том, что нам нужно было сделать, или, возможно, мы не смогли завершить определенные действия, которые планировали. Или, в итоге, мы вообще ничего не сделали.

Иногда мы задаемся вопросом, почему мы так долго делаем то, что не должно занимать больше пары часов нашего времени. В конечном итоге время оказывается неконтролируемым, по крайней мере, частично.

Ты любишь жизнь? Тогда не теряйте время, потому что это то, из чего состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

Недостаточное планирование заставляет нас тратить много времени. Это ценное время, которое нам понадобится позже, чтобы быть в курсе событий или просто иметь больше свободного времени. С огромным количеством стимулов, которым мы подвергаемся, трудно наметить план действий и выполнить его.

Пунктуальность — противоядие, научитесь избегать потери времени

Все начинается с пунктуальности, если вы приходите поздно или начинаете поздно, вы уже привнесли беспорядок в то, что вам нужно делать. Вы начинаете все с хаоса. Вы запускаете серию действий, которые приведут к анархическому или не очень продуманному порядку.

Пунктуальность — это не только начало деятельности, но и ее окончание. Вы должны быть так же сосредоточены, когда дело доходит до начала работы, как когда дело доходит до ее завершения и перерывов.

Приоритет является ключевым

Приоритизация задач является ключевым фактором, когда вы хотите избежать напрасной траты времени. Есть несколько разных способов сделать это. Обычно это означает расстановку приоритетов для наиболее неотложных дел и оставление наименее срочных на потом. Таким образом, в конце концов, если вам не удалось сделать все это, по крайней мере, вы продвинулись вперед с самой важной вещью.

Другой способ расстановки приоритетов, который может быть хорошим, состоит в том, чтобы организовать задачи от самых сложных до самых простых. Когда вы начнете свой день, вы будете более здравомыслящими и обладаете большими запасами энергии. Это позволит вам быть более эффективным. Это идеальное состояние для выполнения самых сложных задач.

Делайте это шаг за шагом и упростите

Этот совет особенно полезен для людей, которые испытывают большие трудности в организации себя. Все, что это означает — это разделить каждую задачу на этапы и следовать за ними один за другим, не делая все одновременно. Это также даст вам позитивное чувство достижения и поможет вам лучше распределить свое время и энергию.

Лучший способ избежать потери времени — выполнять только одну задачу за раз. Вы, наверное, испытывали это чувство раньше. Вы хотите сделать так много, что в итоге ничего не делаете. Все остается наполовину запущенным, и наша способность сосредоточиться ни на одной из задач, над которыми мы работаем, увеличит наш стресс, потому что мы разделили наше внимание и увеличили количество сбоев.

Узнай свой ритм

Всегда важно знать себя хорошо, чтобы не терять время. Работа не является исключением. Вот почему вам необходимо некоторое время наблюдать за собой и выяснять, сколько времени вам потребуется, чтобы выполнить определенное задание. Сосредоточьтесь на тех, которые являются неотъемлемой частью вашей работы.

Не просто измеряйте количество времени, которое вы используете. Также хорошо наблюдать за тем, как вы относитесь к этим задачам, и какие аспекты легче или труднее всего реализовать. Информация, которую вы получите из этого наблюдения, поможет вам лучше понять ваш ритм. Таким образом, вы можете поставить себе более реалистичные цели для улучшения.

Используйте технологии в ваших интересах

Это одна из худших проблем современности — мы постоянно зацикливаемся на наших телефонах или на том, что нам нужно делать на работе. Достаточно, если вы просто установите время суток, чтобы проверить свои сообщения, и все.

Если ваше поведение навязчиво, то есть, как бы вы ни старались, вы не можете отвлечь свое внимание от электроники, вам придется что-то с этим делать, так как силы воли явно недостаточно. Например, вы можете обменять свой телефон на тот, который позволяет вам только совершать звонки, выключать его или оставлять дома.

Научитесь отключаться

Это связано с пунктуальностью и способностью уложиться в сроки. В нерабочее время отключите связь с работой. Это действие является признаком уважения к вашему собственному времени, и, делая это, вы заботитесь о своем физическом и психическом здоровье.

Не приноси свою работу домой. Для вас принципиально разделить личное и рабочее пространство. Лучше всего иметь одну рабочую электронную почту и другую для личных вещей, и никогда не позволять им смешиваться. В идеале вы должны научиться полностью отключаться от работы, когда вас там нет.

Больше свободного времени

Ваша работа может быть утомительной. Может быть, когда вы выходите с работы, все, что вам нужно, это сидеть на диване, смотреть телевизор и «не думать ни о чем». Или же вы идете спать, чтобы вернуть всю энергию, которую вы использовали. Но иногда случается, что после этого вы все равно не чувствуете, что действительно отдохнули.

В идеале ваш отдых будет на самом деле игривым, творческим и эмоциональным, чтобы вы не теряли время. Лучше посвятить время своей семье, людям, которые важны для тебя. Разговаривать с ними, гулять или заниматься хобби. Сделайте это, и вы увидите, как ваше чувство усталости действительно исчезнет.

Время — это измерение, которое мы даем жизни. Это сама жизнь. Вот почему ваше время так ценно, и зачем тратить его впустую. Мысли о некомпетентности или чувства бесполезности. Поэтому постарайтесь найти время для отдыха и занятий, которые вам нравятся.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник

Пожиратели нашего времени или как убить хронофага!

Время – наш ресурс, присвоенный с рождения совершенно бесплатно! Человеку дают ценное, но не возобновляемое ископаемое, а он спокойно отдаёт его в руки пожирателя времени! В руки дьявола, который носит имя «Хронофаг» …

Оххх, мне прям страшно стало от своих слов. А вы думаете о том, куда же уходит ваше время? На какие такие бесполезные дела вы его тратите?

Я, например, могу тратить его на сериальчики, в ожидании кого-то или чего-то, на прогулку по социальным сетям… Это мои хронофаги! А кто ваш дьявол-пожиратель?

10 самых частых причин, когда мы теряем время

Хронофаг – это потеря времени. А если точнее, то хронофаг – это неэффективно организованные дела, которые ведут к бесцельной потере времени. Время используется неэффективно, цель не достигается.

• Опоздание – потеря времени, откат от цели.
• Разгон и торможение – время теряется. Здесь же и моменты переключения между задачами.

Если свои хронофаги взять под контроль и начать борьбу за время, вы удивитесь, сколько его (дополнительного времени) есть у вас!

Итак, почему мы теряем время?

Причин потери времени лес и маленькая опушка, но ниже описаны самые частые, читаем, ищем свои.

1 Нечёткая постановка целей. Мы понятия не имеем, чего хотим и куда идём, а значит – бесцельно шатаемся на циферблате времени.

2 Нет приоритетов в делах. Делаем то, да не то. Не понимаем, что важно сейчас.

3 Стараемся сделать слишком много за один раз. Быстро выгораем, потом тратим больше времени на восстановление, нежели могли бы потратить его, сделав все задачи в несколько подходов.

4 Плохой план на день. Пишем задачи встык, не учитываем время на дорогу и ожидание, пренебрегаем компоновкой задач.

5 Прокрастинируем – синдром откладывания. Не берёмся за дела своевременно.

6 Спешим, проявляем нетерпение. Потом приходится всё переделывать, доделывать.

7 Отвлекаемся на внешние раздражители. Звонки, курилка, соцсети, игры, сёрфинг по глобальной сети.

8 Незапланированные посетители. Курьеры на работе, неожиданные гости дома.

9 Неполная или запоздалая информация. Приходится искать дополнительные источники, переделывать с учётом новых новостей.

10 Затяжные совещания, собрания. На работе льём воду, либо ждём, когда очередь говорить и слушать дойдёт до нас. В личной жизни – часовые посиделки в кафе, спортзале, с соседкой за тортом.

Это были 10 хронофагов – 10 способов потерять своё время. Но давайте перейдём к тому, как вычислить свой запас времени.

Борьба за время: как его материализовать?

С помощью образов мы визуализируем свои цели. Отличные варианты:

• Стратегическая картонка
• Интеллект-карты
• Статья из будущего
• Экскурсия в будущий рабочий день
• Определение ключевых областей жизни – колесо баланса
• Рабочие тетради по отдельным темам планирования

Визуализация целей помогает рассчитать своё время, увидев его мысленно, прописав.

Материализация времени с помощью цифр более наглядно показывает, сколько времени у нас осталось, на что оно тратится и что время у нас ограничено!

Пример. У меня есть конкретная цель, визуализированная. К 50 годам она должна быть достигнута. Рисуем «круг времени». На картинке получился прямоугольник, но суть та же.

• Рисуем сектора = 50 штук.
• Один сектор = 1 год.
• Вычитаем прожитые годы = 36 у меня.
• Вычитаем время на сон = 4,5 года у меня.
• Вычитаем время, потраченное на ожидания, стояния в очереди, пробки, безделье и прокрастинация = 3,2 года в моём случае.

И, о, Боги! Посмотрите на мой прямоугольник времени! Для достижения цели мне осталось 7 лет реального времени из 14 годов! И то, всё это время не будет расходоваться только на одну эту цель. У нас много областей жизни, а значит, много целей.

Время для нас – материальная ценность. Ценность особого рода. Помните, да? Время не восполняемый ресурс.

Если другие ценности мы можем накапливать: деньги, знания, опыт и предметы, то время просто ускользает от нас каждую секунду, друзья!

Таблица расчёта времени

Ещё один способ материализации времени при помощи цифр. Прекрасно подходит для работы над проектами. Приведу свой пример с запуском курса по тайм-менеджменту. Мне нужно к 1 сентября 2020 года запустить продажу авторского курса «В поисках времени». Сколько реально часов у меня на это есть? Считаем:

• Отмечаем день начала отсчёта – 22 июля.
• Отмечаем День «Х» – 1 сентября.
• Пишем рабочие дни до «Дня Х», у меня это пятидневка – 29 дней.
• Считаем, сколько это в часах – 696 часов.
• Вычитаем время на сон, я взяла по 8 часов в день – 232 часа получилось.
• Количество активных часов до «Дня Х» вышло – 464 часа.

Много, да? Хорошая сумма для работы, подготовки, обучения… можно спокойно и тщательно заняться промедлением. 😊 Но. Мы же работаем с вами, да? Или учимся. Делаем домашние дела, отдых нам положен, чтение и хобби. Без таких вещей жизнь будет гонкой. Итак, продолжаем считать по нашей таблице расчёта времени.

• Добавляем в таблицу время на работу и учёбу по 8 часов в день – 232 часа.
• Время на домашние дела 2 часа в день – 58 часов.
• Время на отдых, общение и хобби 2 часа в день – 58 часов.

Вот теперь уже и можно подсчитать нашу таблицу времени более конкретно.

Активных часов осталось 116 или около 5 дней.

Смотрите, из 29 имеющихся дней у нас осталось только 5! Чувствуете разницу? Только 5 дней на подготовку проекта, сдачу экзамена, написание дипломной работы, оформления курса по тайм-менеджменту в моём случае.

Такая обычная таблица поможет нам увидеть реальный размер времени, доступный нам. Вы не попадёте во временнУю ловушку, предотвратите ошибки при оценке своего времени. Ведь мы думаем, что у нас его гораздо больше.

Прямо сейчас возьмите обычный листок и калькулятор и посчитайте, сколько реальных часов у вас осталось, чтобы завершить проект. Вы удивитесь результатам, они будут намного ниже, чем вы думали. 😊

Если подобную таблицу создать в Ексель или Гугл.Таблицах, то вы сэкономите дополнительное время на подсчётах. Создадите раз и можно пользоваться постоянно, заменяя данные.

Время ограничено. В общем, друзья, когда берётесь за любой проект, задачу или дело, учитывайте ограниченность нашего времени. В неделе 7 дней, в сутках только 24 часа, а в часе 60 минут. И поделать с этим ничего нельзя!

Продумывайте свои шаги и направления заранее, и, конечно же, боритесь за время.

Борьба за время: 3 направления

1 Учёт расходов времени (личный момент): вычислите свой капитал времени, контролируйте расход часов, выявляйте потери времени (хронофаги) и принимайте меры по их уменьшению.

2 Распределяйте и планируйте своё время: помните я писала про временные блоки? Используйте этот приём – распределяйте время на выполнение задач и дел. Также распределяйте усилия (ритм работы и отдыха). Делайте это регулярно, пусть планирование времени войдёт у вас в привычку.

3 Экономьте ваше время (организационный момент): вычисляйте недостатки системы и устраняйте их. На работе, в личной и хозяйственной жизни помогайте себе экономить время за счёт гаджетов, делегирования дел, правильной организации задач.

Начиная строить свою систему организации времени, начинайте с личного момента – с подсчёта расходуемого времени, друзья. Создайте свою личную систему учёта времени и вам будет намного проще организовать его.

Снова к хронофагам – убиваем дьявола отвлечений

Наше время тратится в самых простых и изощрённых формах. Начали не вовремя, подчинённые ушли раньше, собрания стартуют позже заявленного времени, друзья опаздывают на встречи, очереди, пробки, вечные ожидания в поликлинике или в кафе. Это всё пожиратели времени, греки их называли хронофагами, и они живучи!

Для начала выявляем хронофаг!

Самая полезная техника – это хронометраж. Составляем свою хронокарту и находим в ней наших пожирателей времени.

Хронометраж сделать просто, но понадобится немного времени. На протяжении недели (включите и будни, и выходные) каждый день записывайте все задачи, которые занимают от 5-10 минут, которые вы делали. Пишите всё, абсолютно всё! Также указывайте длительность происходящего.

Например, писал отчёт 40 минут или с 15:20 до 16:00. Обедал 30 минут. Разговаривал с коллегой 10 минут о его новых кроссовках. 1,5 часа валялся на диване и смотрел сериал. Обзванивал клиентов с 12:10 до 14:15.

В файле Ворд ли, в ежедневнике ли, но записывайте неделю! Затем анализируйте, какое время было потрачено зря! Вам лучше это знать, это же ваше время!

А если коротко, то:

Эффективно использованное время – это когда потраченное время соответствует результату. Писали вы отчёт 40 минут, потратили время, написали? Сколько % от положенного сделали? Нормальная цифра получилась?

Конкретные хронофаги – называем имена поглотителей!

Так, хронофаги выявили, теперь давайте посмотрим какие типы бывают! Да-да, у них ещё типы есть 😊 . Они классифицируются по степени контролируемости.

Называю 3 вида хронофагов, а вы читайте внимательно и сразу проецируйте на свои дела 😊.

Полностью подконтрольные пожиратели времени. Мы можем с ними легко справиться и взять под плотный контроль. Это:

• Мы можем выключить телевизор
• Мы можем выйти из компьютерной игры
• Мы отключаем оповещения

Частично контролируемые хронофаги. Мы не можем изменить систему, которая сложилась на работе, но можем организовать своё рабочее место и свою работу. Можем договориться с коллегами.

Внешние обстоятельства. Это те поглотители, которые мы изменить не можем. Очереди, пробки, ожидание официантов в кафе, переполненный лифт и тому подобное.

Что можно отнести к хронофагам?

Назову всего 4 вида пожирателей нашего времени, но вы их сразу же узнаете, врага нужно знать по буквам! 😊 Как говорят, если знаешь с кем бороться, придумать метод не страшно! Так что, дорогие мои, вперёд и с хронометражем в тетрадке!

1. Отвлечение – сами отвлекаемся.
2. Прерывание – нас прерывают.
3. Опоздания и ожидания – внешние обстоятельства.
4. Прокрастинация – ох уж это слово заморское! Промедление по-русски!

Почему мы медлим?

• Боимся предстоящих задач
• Наша задача малозначима.
• Не видим ценности задачи.

Как убить хронофага?

Ну да, ну да… столько всего прочитали и думаете, я вас оставлю без ответа «как убить поглотителя времени»? Даю 5 пунктов борьбы с хронофагами для простых задач:

1. Введите показатель «время в дороге». Что это значит? Когда планируете дела, не лепите их стык-в-стык. Если встреча в 15:00 на Курской, а вы находитесь в Медведково, то подумайте о времени, за которое вы доедете до этой Курской. Всегда, слышите, друзья, всегда добавляйте время на дорогу, даже 5 минут. А лучше оптимизировать маршрут, выбрать наиболее простой и быстрый.
2. Оптимизируйте время на ожидание. Какие попутные дела вы можете делать в ожидании?
3. Используйте интервальные рабочие часы. Например таймер «Pomodoro», чтобы установить ритм – работа/отдых. Прекрасный метод борьбы с прерываниями и отвлечениями.
4. Выделяйте время на принятие решений. Иногда этот процесс весьма продолжительный.
5. Научитесь уплотнять время. Выполняйте задачи параллельно, лучше всего этот метод действует в команде.

Итак, статья на этом заканчивается, будет отдельный пост о технике «хронометраж». Предлагаю вам выявить свои причины потери времени и составить список хронофагов. Что пожирает ваше время? Пишите в комментариях, делитесь информацией.

Источник