Как избавится от совещаний

Как избавиться от ненужных совещаний: 7 советов от главы LinkedIn

Глава LinkedIn Джефф Вейнер в очередном посте расправляется с главным “убийцей” рабочего времени и продуктивной работы: бесконечными совещаниями. Что нужно сделать руководителю, чтобы свести к минимуму бессмысленные часовые прослушивания презентаций, во время которых сотрудники от скуки играют в “булшит бинго”?

Спросите у своей команды: что бы они назвали среди “убийц” рабочего времени и эффективности работы? Почти наверняка всплывут на поверхность две вещи: разгребание рабочей почты и рабочие заседания. Первому я посвящу отдельный пост в будущем, сейчас бы я хотел сфокусироваться на том опыте, который получила команда LinkedIn в организации рабочих встреч. Мы вообще отказались от презентаций. Вместо этого, материалы, которые обычно включаются в презентации, рассылаются участникам совещания за 24 часа до встречи, так что люди успевают ознакомиться с их содержанием.

Конечно, если материалы были высланы, это не означает, что они будут прочитаны. На каждой нашей встрече первые 5-10 минут даются на то, чтобы участники могли еще раз перечесть материалы и освежить память. Если идея начинать встречу с 10-минутного молчания кажется вам странной, вы не одиноки. Первый раз когда я прочел об этой практике, мне на ум пришли библиотека, или же учебный зал. Но после того, как вы попробуете так сделать несколько раз, это перестанет казаться неловким моментом, а станет желанной практикой. Совещание быстро закончится, а участники действительно будут считать, что провели время с пользой.

Когда участники встречи дочитали материалы, время начинать обсуждение. Никаких презентаций. Важно твердо стоять на этом пункте, ведь большинство людей, которые подготовили материалы ко встрече, рефлекторно начнут презентовать их. С вычетом презентаций встреча будет сфокусирована на самом обсуждении: участники могут глубже рассмотреть тему, обменяться данными или идеями, и, что важнее всего, провести осмысленные дебаты по теме. Ведь мнения участников встречи важнее, чем бесконечное прослушивание пунктов и перечислений данных, которые могут быть нерелевантны или попросту неинтересны.

Если материалы были подготовлены тщательно и изложены простым доступным языком, времени на выяснение деталей практически не понадобится. Вас приятно удивит, что встреча, на которую был отведен час в расписании, займет 20-30 минут.

Ниже – несколько советов о том, как проводить совещания эффективнее:

1. Откажитесь от презентаций по причинам, описанным выше.

2. Сразу определите цель обсуждения. В начале собрания задайте один простой вопрос: “Какая цель встречи?”. Это поможет выяснить: все ли понимают, о чем будет идти речь. Некоторые компании выносят цель встречи в заголовок материалов, подготовленных к ней.

3. Определите, кто будет вести встречу. У каждого собрания должен быть только один модератор. Основная его задача – следить за тем, чтобы разговор касался релевантных тем, не выходил за рамки тематики встречи.

4. Уделите время тому, чтобы определить ключевые принципы и семантику обсуждения. Часто участники встреч уводят обсуждение далеко от основной темы только потому, что по-разному понимают значение обсуждаемых вопросов. Уделите немного времени тому, чтобы прояснить ключевые слова, фразы и концепции, которые будут обсуждаться на встрече.

5. Назначьте кого-то делать заметки по встрече. Конечно, речь не идет о том, чтобы этот человек выполнял объем работы секретаря суда, записывая каждое произнесенное слово. Выберите кого-то, кто хорошо разбирается в тематике встречи, кто сможет занести на бумагу только ее ключевые моменты. Так будет легче выяснить в итоге: что обсуждалось и к какому решению пришли участники. Эти заметки также помогут тем, кто не смог прийти.

6. Подводите итоги встречи. Не заканчивайте встречу, не подводя ее итогов, кратко пройдитесь по основным выводам, по тому, кто назначен ответственным за выполнение тех вещей, о которых вы договорились. Такие итоги, как правило, первое, от чего отказываются, когда встреча затягивается и участники начинают разбегаться на следующее запланированное рабочее мероприятие. Но это, как правило, один из самых важных этапов встречи.

7. Собирайте впечатления от встречи. Спрашивайте участников о том, что бы вы могли сделать лучше при организации встречи в следующий раз. Такой опрос – лучший способ также выяснить, нужна ли вообще запланированная встреча вашим сотрудникам. Если нет, лучше либо поменять цель и формат встречи, либо вообще убрать ее из календаря.

Источник

Как избежать ненужного совещания или в сотый раз о собраниях

Вы знаете кого-нибудь, кто хотел бы почаще ходить на собрания? Я хотел бы сказать, что не знаю таких людей, но, к сожалению, это не так. Обычно это менеджеры среднего или высшего звена, которые хотят заполнить весь свой рабочий день воображаемыми руководящими действиями, независимо от того, оправданы они или нет.

Совещание – это способ собрать всех необходимых людей и дать им возможность пообщаться напрямую. И это отличный инструмент, если собрания происходят редко и действительно при необходимости.

Совещание заставляет бросить все свои дела и переключиться на что-то другое. Уверены ли вы, что часовое совещание, ради которого вы отрываете 8 человек, обычно высокооплачиваемых человек, стоит целого дня одного сотрудника? Часто ли совещания того стоят?

Совещания следует проводить только с целью принятия решений по заранее известной ситуации, но не для выявления проблемы. Я часто повторяю это своим коллегам, но не все хотят меня слушать и услышать. Мне часто предлагают провести собрание, при этом кроме непонятного названия в календаре не указывают, зачем мы будем встречаться. Обычно, такие встречи я отклоняю и предлагаю изложить суть дела в письме или в повестке к собранию. Я говорю «обычно», потому что бывают такие ситуации, когда все горит и там уже не до повесток к собранию.

Вежливо отказаться от собрания можно примерно так: «Чтобы все подготовились к собранию, не могли бы вы кратко изложить в письме вопросы и проблемы, которые нам предстоит решить? Заранее спасибо!» В большинстве случаев встреча оказывается необязательной, а вопросы удается решить по почте без привлечения большого количества человек. Приучайте к этому окружающих.

Если собрание обязательное и состоится при любых вариантах предлагайте сократить его длительность. Не бойтесь собраний продолжительностью 20-30 минут – при мотивации решить все рабочие вопросы вам не нужен целый час. Собрания длительностью 1 час и более должны стать для вас роскошью. Предлагаю просто посчитать затраты.

• Пусть на собрании присутствует 8 человек: руководители высшего и среднего звена, ведущие разработчики
• Средняя зарплата присутствующих: 120 000 рублей в месяц.
• Значит, 1 час одного человека стоит 750 рублей (на самом деле, больше, учитывая налоги).
• Одно такое собрание обойдется вам минимум в 6 000 рублей + потерянная прибыль, если бы разработчики вместо собрания писали код (а это еще больше).

Можно также явно привести аргумент, что если разработчика пригласить на собрание, то не будет готова такая-то значимая функциональность в срок. Когда переводишь собрания в реальные деньги и фичи, ситуация начинает отрезвлять окружающих.

Старайтесь брать на собрания только действительно нужных людей, не тащите всех разработчиков, участвовавших в проекте. Разумнее в этой ситуации разузнать все у разработчиков и не привлекать их к собранию – это вырывает их из рабочего потока. В самом крайнем случае вы всегда сможете по ходу собрания позвонить им и спросить «тонкие» вопросы.

Элементы здорового рабочего совещания:

• должна быть четкая повестка собрания: цель собрания и время;
• к собранию все должны подготовиться заранее;
• если кто-то к собранию не подготовился, то такое собрание надо переносить;
• у каждого участника должна быть своя роль: модератор и участники;
• модератор следит за тем, чтобы другие участники не уходили от темы;
• все участники собрания обязаны следовать модератору (особенно это касается руководителей);
• в результате собрания должны быть приняты решения, которые должны попасть в протокол.

Но это все теория, а практика значительно отличается. Далее примеры собраний из реальной жизни, от которых сложно отказаться.

Большой начальник зовет на собрание «поговорить»
Естественно, в письме нет ничего кроме темы. На вопрос о пояснении, зачем нужно это собрание, что не нужно собирать кучу людей и мы ответим вам по почте, получаешь большой втык. В результате на собрании вопрос решается за 5 минут, но обсуждают его оставшиеся 55 минут, пока собрание формально не закончится.

Большой начальник снова присылает приглашение в стиле «без ничего». На этот раз разворачиваешь свой ответ с денежными подсчетами и упущенной выгодой. Если уж и тут тебе дают втык, значит, вряд ли что изменить. Либо для начальника такие потери денег ради болтовни считаются нормальными, либо он не в адеквате (предлагайте в комментариях свои варианты). Тут сам решает, как ему поступать, мириться или не мириться с таким руководителем.

Периодическое собрание для выяснения проблем, новых задач, статусов и т.д.
Представьте, в календаре на год вперед заведено периодическое собрание, на котором, например, обсуждаются новые задачи от внешних отделов. Руководствуясь здравым умом, перед каждым таким совещанием просишь предоставить список этих новых задач к обсуждению, чтобы лучше подготовиться. Однако ответ не всегда получаешь. Тогда происходит попытка отменить собрание, за что иногда получаешь выговор вроде: отдел продаж не всегда может написать повестку к собранию, они творческие люди и постоянно по командировкам. Но почему я должен тратить свое время на них?

Отчетное периодическое собрание для внешнего заказчика
Это некий симбиоз первых двух пунктов. Часто возникает в компаниях, которые работают на аутсорсе. К счастью, не работал по такой схеме.

В комментариях прошу рассказать о вашем опыте отклонений собраний. Как часто удается не ходить? От каких совещаний не получается отказаться и почему?

Источник

Как избавиться от бессмысленных совещаний?

Совещания нередко называют убийцами рабочего времени и препятствием для продуктивной деятельности. Как поступить руководителю, чтобы минимизировать количество многочасовых презентаций, во время которых сотрудники от скуки торчат в социальных сетях или общаются в мессенджерах? Существует несколько способов оптимизировать процесс, и руководитель может применить их на практике. Однако для начала нужно выяснить мнение сотрудников относительно «убийц» рабочего времени. Скорее всего члены команды назовут два мероприятия, которые требуют больших временных затрат: проверка рабочей почты и присутствие на совещаниях.

Как и зачем ликвидируют презентации

Некоторые успешные компании решили вообще отказаться от презентаций. Вместо этого участникам совещания рассылают презентационные материалы за 24-48 часов до начала мероприятия. Этого достаточно, чтобы люди могли ознакомиться с тематикой будущей встречи. Однако рассылка материалов вовсе не гарантирует обязательного просмотра. Поэтому в начале совещания участникам дается 10-15 минут, чтобы изучить материалы или освежить в памяти их содержание.

Многим руководителям кажется странной идея начинать рабочую встречу с десятиминутного молчания. Однако такая практика дает отличные результаты. Если совещание в подобном формате состоится несколько раз, сотрудники оценят новшество и перестанут чувствовать неловкость. Более того, участники будут искренне считать, что потратили время с пользой. Подобные совещания быстро заканчиваются, но позволяют обсудить по-настоящему важные моменты.

Как вести дебаты

Если чтение завершилось, можно переходить к обсуждению. Руководителю важно настаивать на таком порядке и удержать организаторов презентации от рефлекторных попыток презентовать материалы для встречи. Исключение презентационного этапа позволяет сфокусироваться на самом обсуждении. Благодаря этому участники могут погрузиться в тему совещания, обменяться данными или идеями, провести продуктивные дебаты.

Многие согласятся с тем, что узнать мнение участников намного важнее, чем выслушивать бесконечные перечисления данных, многие из которых будут неинтересными и нерелевантными. Если материалы презентации были подготовлены профессионально и изложены в лаконичной и доступной форме, на выяснение деталей уйдет минимум времени. Участники встречи будут приятно удивлены, когда потратят на совещание 20-30 минут вместо часа. Помимо отказа от презентаций есть еще несколько способов проводить совещания эффективнее.

Определить цель обсуждения и назначить модератора встречи

В начале собрания организатор должен задать единственный вопрос: «Какова цель нашего совещания?». Это необходимо, чтобы выяснить уровень информированности аудитории. Многие руководители указывают цель встречи в заголовке материалов, которые рассылают сотрудникам перед совещанием. Помимо определения цели следует выбрать человека для модерации совещания. Его основной задачей будет следить за ходом дискуссии, которая должна касаться релевантных тем и не выходить за рамки, обозначенные тематикой встречи.

Выявить ключевые принципы и семантику обсуждения

Зачастую участники встречи отклоняются от главной темы дискуссии и начинают обсуждать второстепенные вопросы. Это происходит из-за того, что участники по-своему воспринимают тематику совещания и считают важными разные моменты. Руководителю нужно заранее прояснить значение ключевых фраз и слов, которые будут звучать в ходе обсуждения. Знание семантики позволит провести встречу более эффективно.

Для чего нужны заметки по встрече

Еще одна задача руководителя – выбрать человека, который будет вести заметки по ходу совещания. Конечно, этот сотрудник не должен выполнять обязанности секретаря суда и записывать каждое произнесенное слово. Достаточно, чтобы человек хорошо разбирался в тематике дискуссии и мог зафиксировать на бумаге важные тезисы. После изучения заметок должно быть понятно, какие вопросы обсуждались, и какое решение было принято. Заметки помогут не только участникам встречи, но и тем, кто не смог придти.

Подведение итогов

Руководитель не должен заканчивать встречу без подведения итогов. Сначала нужно кратко перечислить основные выводы и тех сотрудников, которые будут отвечать за выполнение поставленных на совещании задач. Как правило, многие руководители отказываются от подведения итогов из-за того, что совещание затянулось. Вышеперечисленные советы позволят сократить продолжительность совещаний и подвести итоги до того, как сотрудники начнут разбегаться. Нельзя пренебрегать итоговой частью встречи, поскольку она содержит квинтэссенцию обсуждения.

Зачем собирать впечатления

После совещания имеет смысл провести опрос участников относительно способа организации мероприятия в следующий раз. В ходе опроса можно узнать, как относится коллектив к проведенному совещанию. Возможно, руководитель выяснит, что запланированная встреча вообще не нужна его команде. В этом случае лучше изменить время и формат совещания либо вообще убрать его из календаря.

Источник